Национален телефон за връзка: 0700 300 17
Въведение
Е-ДОМ™ е оригинален български облачен софтуер въведен в експлоатация през 2012 г., позволяващ дигитализация на аналоговата среда и аналоговите процеси в сгради в режим на етажна собственост. Софтуерът създава съвършено нов контекст на обитание, управление и поддръжка на съвременния многофамилен дом, позволяващ внедряването на всички предимства на съвременните технологии ( компютри, таблети, смартфони, системи за контрол на достъпа, камери и пр.) в една сложна и разнородна сфера. Възможностите на Е-Дом™ обхващат всички участници в тези комплексни - обществени, правни и икономически взаимоотношения.
Е-Дом™ е платена онлайн платформа предназначена за професионални и частни домоуправители, които след решение на Общото събрание на етажната собственост сключват договор за ползването ú. Е-Дом® e триезична, работи на български, руски и английски.
Софтуерът позволява индиректното взаимодействие между собственици на жилища, обитатели (наематели включително) както помежду си, така и с техните домоуправители и/или трети страни имащи някакви отношения с етажната собственост. Това могат да бъдат съседни етажни собствености или доставчици на комунални или други услуги.
Алгоритъмът на Е-Дом™ се основава на няколко фундамента:
Важно е да се отбележи, че внедряването на софтуера не изключва развитието на физическите, материални отношения. Напротив той ги улеснява и укрепва, което в крайна сметка води до оздравяване на личните взаимоотношения между съседите, което е критически важно за процъфтяването на етажните собствености.
Главната ценност на Софтуера е създаването на интерактивна комуникационна среда за собственици на жилища (обитатели, наематели) органите за управление на етажната собственост (фирми включително), органите за контрол, звената по поддръжка, местните муниципалитети, държавни органи, както и съседни една на друга етажни собствености.
В тази комуникационна среда се осъществяват:
Софтуерът има няколко режима :
Режим на домоуправителя – този режим има най-много активни инструменти, доколкото управителят осъществява всички операции по управление.
Режим на живущ – този режим позволява финансовия контрол на етажната собственост, комуникация с други съседи, участие в реални и виртуални Общи събрания.
Режим на техническа поддръжка – този режим е предназначен за техническите звена. Чрез него те получават задачи от домоуправителя, сигнали от живущите и отчитат и документират изпълнението им.
Режима на протоколчик – ограничен режим за времето на провеждане на реално Общо събрание. В него избраният протоколчик записва изказванията на участвалите в събранието, след което те стават интегрална част от протокола на Общото събрание.
Освен тези отворени за потребителите режими, съществува и затворен административен режим, позволяващ контролът и управлението на платформата.
В режим на домоуправител , може да създавате неограничен брой нови етажни собствености, които да управлявате в рамките на договореното в Договора Ви.
С Абонамента си получавате интерфейс консолидиращ информацията за всички управлявани от вас ЕС, което ще облекчи чувствително обзора на състоянието на клиентите Ви. Ще имате 30 дни, в които ще може да работите с всички функционалности и инструменти без ограничения за да изпробвате софтуера с до 3 бр. етажни собствености. След това ще е необходимо да се абонирате и да сключите договор. Преди края на срока ще получите покана за плащане на абонамента си (в раздел Планове). За да продължите с ползването на софтуера е необходимо да се изпълнят поредица от стъпки в следната последователност:
След това, може да започнете работа с различните раздели на софтуера според нуждите си. Това са Финансовият модул, Форумът на съседите, Общите Събрания и Техническата поддръжка
За да е по-ефективна работата Ви, препоръчваме предварително да съберете информация за обектите и собствениците в етажната Ви собственост (площи, дял от общите части, брой обитатели и други , както и електронните им адреси и телефони необходими за връзка чрез мейл, SMS и Viber).
Е-ДОМ™ е оригинален български облачен софтуер въведен в експлоатация през 2012 г., позволяващ дигитализация на аналоговата среда и аналоговите процеси в сгради в режим на етажна собственост. Софтуерът създава съвършено нов контекст на обитание, управление и поддръжка на съвременния многофамилен дом, позволяващ внедряването на всички предимства на съвременните технологии ( компютри, таблети, смартфони, системи за контрол на достъпа, камери и пр.) в една сложна и разнородна сфера. Възможностите на Е-Дом™ обхващат всички участници в тези комплексни - обществени, правни и икономически взаимоотношения.
Е-Дом™ е платена онлайн платформа предназначена за професионални и частни домоуправители, които след решение на Общото събрание на етажната собственост сключват договор за ползването ú. Е-Дом® e триезична, работи на български, руски и английски.
Софтуерът позволява индиректното взаимодействие между собственици на жилища, обитатели (наематели включително) както помежду си, така и с техните домоуправители и/или трети страни имащи някакви отношения с етажната собственост. Това могат да бъдат съседни етажни собствености или доставчици на комунални или други услуги.
Алгоритъмът на Е-Дом™ се основава на няколко фундамента:
Важно е да се отбележи, че внедряването на софтуера не изключва развитието на физическите, материални отношения. Напротив той ги улеснява и укрепва, което в крайна сметка води до оздравяване на личните взаимоотношения между съседите, което е критически важно за процъфтяването на етажните собствености.
Главната ценност на Софтуера е създаването на интерактивна комуникационна среда за собственици на жилища (обитатели, наематели) органите за управление на етажната собственост (фирми включително), органите за контрол, звената по поддръжка, местните муниципалитети, държавни органи, както и съседни една на друга етажни собствености.
В тази комуникационна среда се осъществяват:
Софтуерът има няколко режима :
Режим на домоуправителя - физическо или юридическо лице (професионален домоуправител)– този режим има най-много активни инструменти, доколкото управителят осъществява всички операции по управление.
Режим на живущ – този режим позволява финансовия контрол на етажната собственост, комуникация с други съседи, участие в реални и виртуални Общи събрания.
Режим на техническа поддръжка – този режим е предназначен за техническите звена. Чрез него те получават задачи от домоуправителя, сигнали от живущите и отчитат и документират изпълнението им.
Режима на протоколчик – ограничен режим за времето на провеждане на реално Общо събрание. В него избраният протоколчик записва изказванията на участвалите в събранието, след което те стават интегрална част от протокола на Общото събрание.
Освен тези отворени за потребителите режими, съществува и затворен административен режим, позволяващ контролът и управлението на платформата.
В режим на домоуправител – физическо лице може да управлявате само една етажна собственост (ЕС). Ще имате 30 дни, в които ще може да работите с всички функционалности и инструменти без ограничения за да изпробвате софтуера. За да продължите с ползването на софтуера е необходимо да се изпълнят поредица от стъпки в определена последователност:
След това, може да започнете работа с различните раздели на софтуера според нуждите си. Това са Финансовият модул, Форумът на съседите, Общите Събрания и Техническата поддръжка.
След изтичане на пробния период ще е необходимо да се абонирате и да сключите договор. Преди края на срока ще получите покана за плащане на абонамента си (в раздел Планове).
В режим домоуправител - юридическо лице или професионален домоуправител, може да създавате неограничен брой нови етажни собствености, които да управлявате в рамките на договорения брой в Договора Ви.
С Абонамента си получавате интерфейс консолидиращ информацията за всички управлявани от вас ЕС (етажни собствености), което ще облекчи чувствително обзора на състоянието на клиентите Ви. Ще имате 30 дни, в които ще може да работите с всички функционалности и инструменти без ограничения за да изпробвате софтуера с до 3 бр. етажни собствености. За да продължите с ползването на софтуера е необходимо да се изпълнят поредица от стъпки в определена последователност:
След това, може да започнете работа с различните раздели на софтуера според нуждите си. Това са Финансовият модул, Форумът на съседите, Общите Събрания и Техническата поддръжка.
След изтичане на пробния период ще е необходимо да се абонирате и да сключите договор. Преди края на срока ще получите покана за плащане на абонамента си (в раздел Планове).
За да е по-ефективна работата Ви, препоръчваме предварително да съберете информация за обектите и собствениците в етажната Ви собственост (площи, дял от общите части, брой обитатели и други , както и електронните им адреси и телефони необходими за връзка чрез мейл, SMS и Viber).
Регистрация
Регистрацията в платформата е първата и задължителна стъпка за ползването на он-лайн платформата е-Дом®.
Тъй като единствено и само легитимен ДОМОУПРАВИТЕЛ (физическото или юридическо лице) има правомощията да управлява етажната собственост, включително да борави с данните ѝ, интерфейсът изисква регистрацията да бъде направена от:
В рамките на изключението, регистрацията може да бъде направена и от строителната фирма, която е построила жилищната сграда, в която се създава етажната собственост. Въпреки това обаче, временно изпълняваната от тях функция на домоуправител следва да бъде прекратена до 6 месеца след въвеждането на сградата в експлоатация в съответствие с чл. 21 т.(4) от ЗУЕС. Тогава на новоизбрания домоуправител, следва да бъдат предадени потребителското име и паролата за достъп до платформата за по-нататъшното им ползване.
ПРИ ИЗБОР НА РЕГИСТРАЦИЯ КАТО ЮРИДИЧЕСКО ЛИЦЕ - ПРОФЕСИОНАЛЕН ДОМОУПРАВИТЕЛ се отваря картон, в който следва да се попълнят поредица от полета разпределени в 1 раздел. Някои от тях са задължителни тъй като в последствие данните в тях се използват за общите функционалности на системата.
Съществена част от регистрацията е приемането на Общите условия на е-Дом® след което е възможно ползването на софтуера и платформата.
След регистрация, ще получите мейл с препратка, която трябва да последвате и да влезнете със създадените от вас потребителско име и парола.
Регистрацията в платформата е първата и задължителна стъпка за ползването на он-лайн платформата е-Дом®.
Тъй като единствено и само легитимен ДОМОУПРАВИТЕЛ (физическото или юридическо лице) има правомощията да управлява етажната собственост, включително да борави с данните ѝ, интерфейсът изисква регистрацията да бъде направена от:
В рамките на изключението, регистрацията може да бъде направена и от строителната фирма, която е построила жилищната сграда, в която се създава етажната собственост. Въпреки това обаче, временно изпълняваната от тях функция на домоуправител следва да бъде прекратена до 6 месеца след въвеждането на сградата в експлоатация в съответствие с чл. 21 т.(4) от ЗУЕС. Тогава на новоизбрания домоуправител, следва да бъдат предадени потребителското име и паролата за достъп до платформата за по-нататъшното им ползване.
ПРИ ИЗБОР НА РЕГИСТРАЦИЯ КАТО ФИЗИЧЕСКО ЛИЦЕ - ЧАСТЕН ДОМОУПРАВИТЕЛ се отваря картон, в който следва да се попълнят поредица от полета разпределени в 3 раздела. Някои от тях са задължителни тъй като в последствие данните в тях се използват за общите функционалности на системата.
Раздел - Персонална информация.
Съдържа информация свързана с потребителския Ви профил.
Раздел - Данни за етажна собственост. Съдържа информация свързана с етажната собственост (ЕС). Тези данни са необходими за коректната работа на системата. Те в значителна степен възпроизвеждат и данните необходими за предстоящата паспортизация на сградния фонд в България, поради което е препоръчително да бъдат максимално точни и подробни.
В раздела се съдържат полета свързани с финансовия модул и възможността да се осъществяват кредитни и дебитни разплащания от името на етажната собственост. Това е възможно само в случаите когато тя разполага със собствена микросметка в EPAY на свое име (на името на етажната собственост). виж подробни указания за откриване на собствена микросметка.
Освен това в раздела се съдържа карта, на която следва да се обозначи адреса на регистрираната ЕС. В случай , че това не стане автоматично, може сами да намерите точния адрес и място и да позиционирате маркера на него. Смисълът от нанасянето на адреса на картата е в това съседни етажни собствености да могат да се свързват помежду си за решаването на въпроси от общ интерес или общи проблеми.
Важно!
На този етап се активират механизмите за разплащане интегрирани в софтуера. Определящо е дали етажната собственост има на свое име микросметка (банкова сметка) или няма.
Ако етажната собственост разполага със собствена микросметка в ePay, домоуправителят, трябва да посочи че ще работи с нея, така че да активира заложената в софтуера интеграция с Датамакс АД (ePay/easyPay) , позволяваща собственици и обитатели в етажната собственост да плащат вноските си по три начина;
Това става като постави отметка в чек-бокса Ще използвам собствена микросметка в еPay.
Наличието на собствена микросметка на името на етажната собственост означава, че домоуправителят има сключен договор с Датамакс АД, и потребителя разполага с ипей номер, както и секретен ключ позволяващи идентификация и активиране на разплащания с ePay.
При избор на този чекбокс, системата изисква въвеждането на ePay номер (номер на сметка) и на Секретен ключ.
Ако обаче етажната собственост не разполага със собствена микросметка в ePay и е без банкова сметка, като вместо това ползва лични сметки за обслужване на общите средства на входа, е-Дом® предлага надеждно решение за решаването на този проблем. В меню Етажна собственост/ раздел Обща информация може да се подаде искане за сключване на договор за делегирани плащания с е-Дом® .
По долу може да се запознаете защо ;
За съжаление това е широко разпространена практика, която обаче има няколко съществени недостатъка защото допуска :
1. Риск от блокиране на общите средства на етажната собственост поради проблеми с личната сметка на домоуправителя; или
2. Риск от блокиране на личната сметка на домоуправителя, поради проблеми с финансовите дела на етажната собственост; или
3. Риск от злоупотреба с обществени средства и невъзможност за бърз и ефективен контрол при нужда.
Във всички случаи, това е явна несправедливост, която класическите домоуправители, бяха и все още са принудени да приемат в допълнение към обичайните си задължения и отговорности. Същото важи за общността от собственици, които е принудена да приема тези рискове само и само да има кой да управлява входа.
С последните поправки в ЗУЕС от 2023 г. се създадоха нови възможности Етажната Собственост по-лесно да открива микросметка/банкова сметка на собствено име, с което описаните недостатъци се преодоляват в голяма степен.
Въпреки, че системата го допуска, е-Дом® не препоръчва съхранението на финансовите средства на входа в лични микросметки/ банкови сметки.
Е-Дом® препоръчва да използвате новите възможности, така, че финансовите средства на входа да се съхраняват в сметки на етажните собствености или в сметки на дружества, които работят на основание на договор за управление.
В случай, че етажната собственост не желае да работи с външно дружество за управление, е-Дом® предлага услугите си, като дава възможност за сключване на договор за управление на финансите чрез делегиране на плащанията директно чрез платформата. В този случай, средствата на етажната собственост ще се съхраняват в сметката на е-Дом® , от там ще се извършват разплащанията на задълженията на входа, като всяка транзакция ще се отразява в платформата, включително таксите за осъществяване на всяка отделна транзакция. При прекратяване на договора за делегираните плащания, общите събрани средствата на входа се връщат изцяло на етажната собственост според указанията в договора.
Раздел - Данни за домоуправителя. Съдържа полета за удостоверяване на домоуправителя пред системата. Удостоверяването става , чрез качване на сканиран Протокол от Общото Събрание на етажната собственост, на което е избран домоуправителят. Файлът трябва да е в посочените формати в размер до 50 МБ.
Необходимо е да се посочи датата на избор на домоуправителя и срока за който е избран.
След регистрация, ще получите мейл с препратка, която трябва да последвате и да влезнете със създадените от вас потребителско име и парола.
Първи стъпки
След регистрация, домоуправителят получава електронно съобщение с препратка към входния портал на платформата от където може да влезне с избраното при регистрацията потребителско име и парола.
Във входния портал на е-Дом® се въвеждат потребителското име и паролата за достъп.
При първо влизане след регистрация, на екран ще се появи служебно съобщение с указания за по-важните ви действия в началото на работата ви.
Това съобщение ще ви напомня за важни моменти в работата ви, дотогава докато не го изключите.
Във входния портал на е-Дом® се въвеждат потребителското име и паролата за достъп.
При първо влизане след регистрация, на екран ще се появи служебно съобщение с указания за по-важните ви действия в началото на работата ви.
Това съобщение ще ви напомня за важни моменти в работата ви, дотогава докато не го изключите.
Началната страницата на професионалния домоуправител или юридическото лице домоуправител се различава съществено от началната страница на домоуправителя физическо лице.
Началната страница на професионалния домоуправител съдържа:
Раздел за менюта в които се намират 2 раздела, Етажни собствености и Планове.
Меню Етажни собственост се явява входната страница на професионалния домоуправител, в която има списък с всички управлявани етажни собствености.
Меню планове съдържа актуалните абонаментните планове.
Личен профил и настройки
Настройките на профил на домоуправител юридическо лице, или на дружеството за професионално управление са достъпни във всички екрани и се намират в дясната горна част на екрана.
Там се намират бутоните за Изход, за смяна на езика на български, английски или руски (по подразбиране езикът е винаги на български), бутони за получените съобщения, и бутон водещ към профила на потребителя.
Това са бутоните отблизо:
Бутон за Изход - Натискайки бутона за изход, прекъсвате текущата си работна сесия и системата ви връща обратно към екрана за вход. Работата и данните ви се запазват до момента на изхода.
Бутон за смяна на езика на български, английски или руски (по подразбиране езикът е винаги на български)
Бутон за получените съобщения - Натискайки бутона за нотификациите, може да видите съобщенията, които сте получили от всички управлявани етажни собствености. Текста е активен и може да следвате вградените препратки.
Маркирането на прочетените съобщения, ги дезактивира и те спират да се обозначават като новополучени.
Бутон водещ към профила на потребителя - Натискането на бутона отваря прозорец, в който може да видите данни за последното си влизане в системата, както и да редактирате личния профил на домоуправителя.
Натискането на бутона Редакция, отваря прозорец, в който може да редактирате личните си данни, както и да управлявате някои важни параметри на софтуера.
В личния профил се въвеждат важни параметри за работата със софтуера.
1. Тук могат да се коригират личните данни и данните за достъп на домоуправителя юридическо лице.
2. Тук се променя паролата за достъп.
3. Тук се въвеждат; ePay номера и секретния ключ, както и IBAN банковата сметка необходими за активиране на платежните инструменти на етажната собственост.
4. Тук може да активирате и дезактивирате нотификации, които да получавате по мейл.
5. Тук може да контролирате и управлявате личните данни в сайта на е-дом.
По силата за актуалното законодателство може да извлечете данните на профила си, както и да изтриете тези личните данни които са записани в системата.
Настройките на личния профил на домоуправителя физическо лице са достъпни във всички екрани и се намират в дясната горна част на екрана.
Там се намират бутоните за Изход, за смяна на езика на български, английски или руски (по подразбиране езикът е винаги на български), бутони за получените съобщения, и бутон водещ към профила на потребителя.
Това са бутоните отблизо:
Натискайки бутона за изход, прекъсвате текущата си работна сесия и системата ви връща обратно към екрана за вход. Работата и данните ви се запазват до момента на изхода.
Натискайки бутона за нотификациите, може да видите съобщенията, които сте получили.
Текста е активен и може да следвате вградените препратки.
Маркирането на прочетените съобщения, ги дезактивира и те спират да се обозначават като новополучени.
Натискането на бутона отваря прозорец, в който може да видите данни за последното си влизане в системата, както и да редактирате личния профил на домоуправителя.
Натискането на бутона Редакция, отваря прозорец, в който може да редактирате личните си данни, както и да управлявате някои важни параметри на софтуера.
В личния профил се въвеждат важни параметри за работата със софтуера.
1. Тук могат да се коригират личните данни и данните за достъп на домоуправителя физическо лице.
2. Тук се въвеждат банковата сметка необходима за активиране на платежните инструменти на етажната собственост.
3. Тук се променя паролата за достъп.
4. Тук може да активирате и дезактивирате нотификации, които да получавате по мейл.
5. Тук може да се регистрирате в VIBER за да получавате съобщения.
6. Тук може да контролирате и управлявате личните данни в сайта на е-дом.
По силата за актуалното законодателство може да извлечете данните на профила си, както и да изтриете тези личните данни които са записани в системата.
Описание на менютата
Интерфейсът на входната и всички останали страници е разделен на три условни зони:
Лява зона в която се намират основните раздели (менюта) на платформата
Централна зона в която се намира информация по същество касаеща избраните менюта и техните раздели.
Дясна зона която не се променя и където се намира профила на потребителя, бутони за съобщения, за смяна на езика и за изход.
В лявата зона потребителят, вижда винаги следната информация:
Най-горе се изобразява логото на професионалния домоуправител. Това е платена възможност, която може да бъде активирана в Личния профил на домоуправителя. При избор на тази опция всички потребители на софтуера влизащи в екосистемата от етажни собствености управлявани от професионалния домоуправител ще виждат неговото лого.
След това, отдолу виждате
-индикация за режима в който работи, а именно – Режим професионален домоуправител
-Етажни собствености – препратка към първа страница с управляваните ЕС, както и препратка към страница Планове, където може да управлява абонамента си.
В дясната зона ще видите таблица със списък на управляваните от вас етажни собствености.
Екрана показва информационна рамка за всички управлявани етажни собствености в два изгледа - ПОДРОБЕН и СЪКРАТЕН, между които може да се избира чрез бутона смени изгледа на информационната рамка
ПОДРОБНИЯ ИЗГЛЕД се показва по подразбиране и изобразява подробна информация в табличен вид за всяка етажна собственост съдържаща данни като:
СЪКРАТЕНИЯ ИЗГЛЕД изобразява синтезирана информация за етажните собствености показвайки само критически важна информация – като:
Възможността за синтезиране на информационната рамка е полезна и нужна при голям брой управлявани обекти. В сбития изглед на екран се виждат на веднъж всички управлявани обекти като за всеки от тях се прикача критична информация.
Така управляващият, с един поглед ще разграничи етажните собствености с финансов проблем, с предстоящо събрание или с постъпило съобщение сред всички останали управлявани обекти и ще им обърне внимание с предимство.
И в двата изгледа ПОДРОБЕН и СЪКРАТЕН може да се избира някоя етажна собственост от списъка, след което менюто в лявата зона се променя и добива следния вид:
След избор на конкретна Етажна собственост от списъка в начална страница, менюто се променя, като под логото се появява падащо меню със списъка на всички етажните собствености, който може да бъде избиран.
В допълнение, под Планове се появяват 7 раздели:
Това са - Начало , Етажна собственост, Финансов модул, Форум на съседите, Общи събрания, Техническа поддръжка и Помощ . Всяко от тях е подробно обяснено в Ръководството на потребителя.
Кратко обяснение на съдържанието на всяко меню:
Тук може да напомняте на длъжниците за натрупани задължения по отделно или наведнъж за всички. Също така , тук може да разпечатате актуален списък на задълженията към текущия момент или за друг избран от вас отчетен период.
При напомняне, собственик дължащ неплатена вноска, ще получи електронно съобщение на пощата си с напомняне за дължима сума към входа.
Интерфейсът на входната и всички останали страници е разделен на три условни зони:
Лява зона в която се намират основните раздели (менюта) на платформата
Централна зона в която се намира информация по същество касаеща избраните менюта и техните раздели.
Дясна зона която не се променя и където се намира профила на потребителя, бутони за съобщения, за смяна на езика и за изход.
В ляво потребителят , винаги вижда менютата включващи 8 раздели:
Това са - Начало , Етажна собственост, Финансов модул, Форум на съседите, Общи събрания, Техническа поддръжка, Помощ и Планове. Всяко от тях е подробно обяснено в Ръководството на потребителя.
Кратко обяснение на съдържанието на всяко меню:
Тук може да напомняте на длъжниците за натрупани задължения по отделно или наведнъж за всички. Също така , тук може да разпечатате актуален списък на задълженията към текущия момент или за друг избран от вас отчетен период.
При напомняне, собственик дължащ неплатена вноска, ще получи електронно съобщение на пощата си с напомняне за дължима сума към входа.
Начало
Нови етажни собствености се създават в началната страница в режим професионален домоуправител чрез бутона СЪЗДАЙ НОВА ЕС.
За създаването на всяка нова етажна собственост се попълва картон с два раздела :
Раздел Данни на етажна собственост - съдържащ подробни данни за адреса на етажната собственост, регистрацията и в местната Община, както и карта на която се появява маркер с точното и местоположение. В случай , че това не стане автоматично, може сами да намерите точния адрес и място и да позиционирате маркера на него. Смисълът от нанасянето на адреса на картата е в това съседни етажни собствености да могат да се свързват помежду си за решаването на различни въпроси или общи проблеми.
В този раздел се прави идентификацията на домоуправителя чрез качване на протокол за избора му на Общо Събрание на етажната собственост. Обръщаме внимание , че отговорността за верността на съдържанието е изцяло на професионалния домоуправител и подлежи на контрол от собствениците.
Раздел Характеристики на ЕС - Тук се въвеждат данни свързани с етажната собственост (ЕС). Някои от тези данни са задължителни (като броя обекти) и са необходими за коректната работа на системата. Те в значителна степен възпроизвеждат и данните необходими за предстоящата паспортизация на сградния фонд в България, поради което е препоръчително да бъдат максимално точни и подробни.
След успешното създаване на нова ЕС следва да я изберете от списъка с етажни собствености, за да продължите с виртуалното ѝ изграждане, попълването на електронна домова книга и прочее.
Меню с името Начало ви води до началната страница, в която ще влизате всеки път, когато влизате в конкретната етажна собственост.
Тя се състои от 3 условни вертикални зони:
· Първа зона съдържа поле за съобщения или бележки на домоуправителя.В нея се виждат създадените от него съобщения за собствениците и обитателите, така и съобщения изпратени от местната община.
Под лентата за съобщения може да се активира втора нотификационна лента, която показва нотификации за предстоящи събрания, сигнали за ремонти и други съобщения.
· Втората зона съдържа обобщена справка за финансовото състояние на етажната собственост в табличен и графичен вид
· Третата зона съдържа подробен списък на обектите в етажната собственост , които имат непогасени задължения.
За да започнете виртуалното изграждане на етажната собственост кликнете в/у меню Етажна собственост. Ще се отворят 7 подраздела.
В първия подраздел Обща информация има 5 картона съдържащи информация за Етажната Собственост;
1. Характеристики – съдържа данни за сградата като възраст, вид на строителната система, бр. обекти в нея, РЗП и други характеристики.
2. Адрес – съдържа точния адрес на етажната собственост
3. Съседни ЕС на картата – съдържа позициониране на етажната собственост на картата с останалите ЕС използващи платформата.
4. Други – съдържа няколко важни данни за Етажната собственост, идентификационните и номера в Общината, в платформата на е-дом , както и Ипей номер и ипей секретен ключ.
5. Бележки. Това е място за съхранение на полезна информация за сградата. Това може да бъде списък с данни и контакти на строителите/проектантите, фирми доставящи разни услуги - асансьорни, ремонтни и други услуги. Цветове и номера на материали, с които е обработвана сградата, така че при последващ след години ремонт, да се ползват същите/сходни материали, които иначе биха се забравили.
Разбира се, данните в този раздел може да се променят.
След успешна регистрация и вход, домоуправителят физическо лице ще попада винаги в начална страница,
в която ще вижда - най-отгоре лента за съобщения.
В нея се виждат създадените от него съобщения за собствениците и обитателите, така и съобщения от изпратени от местната община.
Под лентата за съобщения има втора нотификационна лента, в която се показват нотификации за предстоящи събрания, сигнали за ремонти и други съобщения.
След това се показва синтезирана графична информация за текущото финансово състояние на етажната собственост - наличността , задълженията и салдото.
Най-отдолу се вижда списък с обектите в етажната собственост , които имат неплатени задължения на вноски към етажната собственост. Този списък може да се разпечата и закачи на таблото, както и да се изпрати напомняне за плащане до длъжниците.
Същинското начало за домоуправителя физическо лице започва с избора на меню Етажна собственост.
Меню Етажна собственост - в това меню има 7 подменюта в които се изгражда виртуалната етажна собственост, като се попълват данни за сградата, попълва се домовата книга, въвеждат се данни за управителното тяло, определя се размера на вноските за всеки обект, въвеждат се данни за евентуални клиенти (наематели на площи, за реклами, ретранслаторни кули и други) с техните наеми както и се изгражда архива на етажната собственост.
Обща информация
Делегираните разплащания са специална услуга разработена от е-Дом® за всички онези домоуправители и етажни собствености, които нямат булстат, нямат банкови и микросметки и работят „по старому“. За онези, които не желаят да ползват професионални домоуправители, но които биха искали да ползват удобствата на този софтуер. Например като ползват автоматизацията при изчисленията на вноските.
Или биха искали съседите им да могат да си плащат вноските на каса на ИЗИПЕЙ, а това автоматично да се отчита от софтуера.
Или биха искали да могат да плащат бързо и лесно задълженията на етажната собственост към трети страни - доставчици на услуги (електричество, асансьор, топлофикация и други) направо през софтуера.
Подробности за тази специална услуга на е-Дом;
В случай, че етажната собственост желае да ползва услугите на е-Дом®, но няма собствена микросметка, в която да съхранява финансовите си средства, както и няма или не желае да наема дружество професионален домоуправител, то е-Дом® предлага специална услуга, чрез която тези Етажни собствености могат да делегират правата и задълженията си по осъществяването на финансовите си транзакции на е-Дом®.
Това означава , че средствата на етажната собственост се съхраняват в специални виртуални партиди в микросметката на е-Дом® от където се осъществяват разплащанията на задълженията на етажната собственост. Размерът на делегираните на е-Дом® суми се определя от етажната собственост, но във всичко случаи трябва да е достатъчен за да покрива генерираните платежни заявки към трети страни доставчици на услуги.
Всички транзакции се отразяват в платформата, включително таксите за осъществяване на всяка отделна транзакция.
При прекратяване на договора за делегираните плащания, средствата на входа се връщат изцяло на ЕС според указанията му.
За тази услуга етажната собственост заплаща фиксирана месечна цена - според актуалната тарифа.
За използването на тази услуга е необходимо да се сключи отделен договор с е-Дом®. За да активирате тази процедура отидете в Раздел Етажна Собственост > Обща информация > Разплащания.
Описание на работата на делегираните плащания:
Услугата Делегирани плащания, може да се активира в меню Етажна собственост/ Обща информация.
Може да разгледате текста на договора и ако проявявате интерес може да подадете заявка за сключване на договор.
След подаване на заявка с вас ще се свържат служители на е-Дом® за финализиране сключването на договора и активиране на услугата Делегирани плащания за етажната Ви собственост.
Същинското начало за домоуправителя физическо лице започва с избора на меню Етажна собственост.
Меню Етажна собственост - има 7 подменюта, в които се изгражда виртуалната етажна собственост, като се попълват данни за сградата, попълва се домовата книга, въвеждат се данни за управителното тяло, определя се размера на вноските за всеки обект, въвеждат се данни за евентуални клиенти (наематели на площи, за реклами, ретранслаторни кули и други) с техните наеми както и се изгражда архива на етажната собственост.
Меню Обща информация съдържа различни данни, които могат да е редактират чрез бутона Промени.
Информацията е разпределена в 6 картона – Характеристики, Адрес, Съседни ЕС на картата, Други, Разплащания и Бележки
1. В картон Характеристики
се съдържат множество данни, които могат да е нарекат паспорт на сградата. Някои от тях стават основа за изчисления - например на общите части и разпределянето им между обектите в сградата. Внимание! Полето Брой обекти е задължително, защото чрез него се определя броя на обектите , които по-късно ще въведете в домовата книга.
2. Картонът Адрес, съдържа адреса на етажната собственост и позиционира на картата регистрираната сграда.
3. Картонът Съседни ЕС на картата ви позиционира на картата и позволява при евентуална неточност на позиционирането да го поправите на ръка.
Зелената икона показва вашият адрес. Сивите икони показват всички съседни регистрирани в е-Дом® етажни собствености.
Смисълът на показването на тези съседни ЕС е за да улесни контакта между домоуправители в един район за решаването на общи проблеми или въпроси от общ интерес. Това е ценна възможност за жителите в един квартал, които бързо и лесно могат да се обединят при нужда от решаване на общи проблеми – ремонти, почистване, незаконно строителство или други.
При клик върху интересуваща ви съседна ЕС ще се отвори прозорец, чрез който ще може да изпратите съобщение, което колегата ви домоуправител ще получи на мейла си.
4. Следващ картон е Други. В него ще намерите данни за регистрацията си и уникалният идентификационен номер на етажната собственост в платформата на е-дом.
5. В картон Разплащания се дава ВАЖНА ВЪЗМОЖНОСТ на домоуправители физически лица , които нямат БУСЛТАТ, микросметки и банкови сметки, но които биха искали да ползват удобствата на софтуера.
Например като ползват автоматизацията при изчисленията на вноските. Или биха искали съседите им да могат да плащат вноските си на каса на ИЗИПЕЙ и това автоматично да се отчита от софтуера, или биха искали да могат да плащат през софтуера задълженията на етажната собственост към трети страни - доставчици на услуги (електричество, асансьор, топлофикация и други).
Подробности за тази специална услуга на е-Дом;
В случай, че етажната собственост желае да ползва услугите на е-Дом®, но няма собствена микросметка, в която да съхранява финансовите си средства, както и няма или не желае да наема дружество професионален домоуправител, то е-Дом® предлага специална услуга, чрез която тези Етажни собствености могат да делегират правата и задълженията си по осъществяването на финансовите си транзакции на е-Дом®.
Това означава , че средствата на етажната собственост се съхраняват в специални виртуални партиди в микросметката на е-Дом® от където се осъществяват разплащанията на задълженията на етажната собственост. Размерът на делегираните на е-Дом® суми се определя от етажната собственост, но във всичко случаи трябва да е достатъчен за да покрива генерираните платежни заявки към трети страни доставчици на услуги.
Всички транзакции се отразяват в платформата, включително таксите за осъществяване на всяка отделна транзакция.
При прекратяване на договора за делегираните плащания, средствата на входа се връщат изцяло на ЕС според указанията му.
За тази услуга етажната собственост заплаща фиксирана месечна цена - според актуалната тарифа.
За използването на тази услуга е необходимо да се сключи отделен договор с е-Дом®. За да активирате тази процедура отидете в Раздел Етажна Собственост > Обща информация > Разплащания.
В тази страница от платформата, може да се сключите договор с е-Дом® за активиране на Делегирани плащания за Вашата етажна собственост.
Може да разгледате текста на договора и ако проявявате интерес може да подадете заявка за сключване на договор.
След подаване на заявка с вас ще се свържат служители на Е-ДОМ® за финализиране сключването на договора и активиране на услугата Делегирани плащания за етажната Ви собственост.
6. В картон Бележки може да се съхранява важна информация за етажната ви собственост, която искате да се запази във времето и да е достъпна за всички.
Примерно това могат да бъдат контактите на доставчици на услуги, майстори които познават блока, идентификация на материали, които използвате за някакъв ремонт, камък при облицовка ( какъв вид и от коя кариера) при боядисване ( марка и номер на боя) , при смяна на части за съоръжения (видове/доставчици). При озеленяване и много други.
Началото на работата за домоуправител юридическо лице започва с избора на меню Етажна собственост.
Меню Етажна собственост - има 7 подменюта, в които се изгражда виртуалната етажна собственост, като се попълват данни за сградата, попълва се домовата книга, въвеждат се данни за управителното тяло, определя се размера на вноските за всеки обект, въвеждат се данни за евентуални клиенти (наематели на площи, за реклами, ретранслаторни кули и други) с техните наеми както и се изгражда архива на етажната собственост.
Меню Обща информация съдържа различни данни, които могат да е редактират чрез бутона Промени.
Информацията е разпределена в 5 картона – Характеристики, Адрес, Съседни ЕС на картата, Други и Бележки
1. В картон Характеристики
се съдържат множество данни, които могат да е нарекат паспорт на сградата. Някои от тях стават основа за изчисления - например на общите части и разпределянето им между обектите в сградата. Внимание! Полето Брой обекти е задължително, защото чрез него се определя броя на обектите , които по-късно ще въведете в домовата книга.
2. Картонът Адрес, съдържа адреса на етажната собственост и позиционира на картата регистрираната сграда.
3. Картонът Съседни ЕС на картата ви позиционира на картата и позволява при евентуална неточност на позиционирането да го поправите на ръка.
Зелената икона показва вашият адрес. Сивите икони показват всички съседни регистрирани в е-Дом® етажни собствености.
Смисълът на показването на тези съседни ЕС е за да улесни контакта между домоуправители в един район за решаването на общи проблеми или въпроси от общ интерес. Това е ценна възможност за жителите в един квартал, които бързо и лесно могат да се обединят при нужда от решаване на общи проблеми – ремонти, почистване, незаконно строителство или други.
При клик върху интересуваща ви съседна ЕС ще се отвори прозорец, чрез който ще може да изпратите съобщение, което колегата ви домоуправител ще получи на мейла си.
4. Следващ картон е Други. В него ще намерите данни за регистрацията си и уникалният идентификационен номер на етажната собственост в платформата на е-Дом® .
5. В картон Бележки може да се съхранява важна информация за етажната ви собственост, която искате да се запази във времето и да е достъпна за всички.
Примерно това могат да бъдат контактите на доставчици на услуги, майстори които познават блока, идентификация на материали, които използвате за някакъв ремонт, камък при облицовка ( какъв вид и от коя кариера) при боядисване ( марка и номер на боя) , при смяна на части за съоръжения (видове/доставчици). При озеленяване и много други.
Книга на ЕС
Раздел Домова книга е ключов раздел за домоуправителя - Физическо и Юридическо лице. Тук на практика се изгражда виртуално етажната собственост, като се попълват данни за всеки отделен обект. Всички данни са важни и стават основа за по-нататъшната работа на софтуера.
Попълване на Книгата на етажната собственост (домовата книга):
При домоуправителя Физическо лице всичко започва с попълването на раздел Обща информация.
Това става като се натисне бутона Промени.
Тук всъщност се въвежда ключова информация за последващата работа на софтуера.
Полето Брой обекти е от определящо значение. В него се въвеждат данни за броя обекти в етажната собственост като тази бройка става основа за последващите изчисления на софтуера.
След като въведете нужния ви брой обекти – например 10 ОБЕКТА, в меню Обща информация отидете в меню Книга на ЕС .
Ще видите съобщение, че са въведени 0 от 10 обекта .
За да продължите добавете обект с бутона.
С попълването на данни за първия и всички последващи обекти, вие започвате работа с книгата на ЕС или домовата книга.
Важно е да сте внимателни и точни при попълването на всички данни, но особено на данните за площта и на дяловете от Общите части, защото те стават основа за множество изчисления по-нататък в работата на софтуера. От тези данни зависи точността на кворума на Общите събрания. От тях зависи и разпределянето на разходите между собствениците според идеалните им части. Ето защо, бъдете внимателни и точни.
При въвеждане на данни за идеалните части съветваме да работите с разширение до третия десетичен знак. (пример - 10,215 %)
След създаването на първия обект , може да пристъпите към попълване на данните за неговия Собственик / Обитател.
Това става натискайки Детайли.
След това, продължете да създавате обекти и да запълвате детайлите за тях докато не приключите и с последния обект.
В тази страница може да отпечатате цялата домова книга с всички детайли на всички обекти , както и съкратен списък само на обектите .
Отварянето на детайлите на Обект в домовата книга показва 5 картона съдържащи различни данни за Обекта;
Освен това в книгата се съдържат данни за собственика с възможност за добавяне на нови такива. Данните на старите собственици се запазват.
В домовата книга могат да се добавят и обитатели и ползватели/наематели на обекта.
В домовата книга може да се вписват и домашни любимци.
Подробности за една важна възможност за собственика.
Тук става упълномощаването за участие в Общо събрание на етажната собственост на съсед. Упълномощаването може да бъде направено директно от собственика, но може да бъде направено и от домоуправителя по молба на собственика.
Внимание ! Софтуерът ще отчита гласа на упълномощения съсед добавяйки гласа на собственика упълномощител тоест ще брои гласуването като два гласа.
Разбира се пълномощното може да бъде отзовано.
Раздел Домова книга е ключов раздел за домоуправителя - Физическо и Юридическо лице. Тук на практика се изгражда виртуално етажната собственост, като се попълват данни за всеки отделен обект. Всички данни са важни и стават основа за по-нататъшната работа на софтуера.
Попълване на Книгата на етажната собственост (домовата книга):
Всичко започва със създаването на нова Етажна собственост в началната страница.
В началото имате 0 етажни собствености.
Преминете към създаването на нова ЕС.
В картона се попълват нужните данни. Особено важно е полето Брой обекти (то е задължително).
Ето примерно попълване за етажна собственост с 10 обекта.
Като резултат ще получите 1 етажна собственост, в която трябва да влезнете.
След като влезнете в началната страница на етажната собственост, отидете в меню Книга на ЕС.
Обърнете внимание, че системата очаква да въведете 10 обекта . Това става с бутона Добави Обект .
Когато добавите всички 10 обекта, напомнянето ще изчезне.
С попълването на данни за първия и всички последващи обекти, вие започвате работа с книгата на ЕС или домовата книга.
Важно е да сте внимателни и точни при попълването на всички данни, но особено на данните за площта и на дяловете от Общите части, защото те стават основа за множество изчисления по-нататък в работата на софтуера. От тези данни зависи точността на кворума на Общите събрания. От тях зависи и разпределянето на разходите между собствениците според идеалните им части. Ето защо, бъдете внимателни и точни.
При въвеждане на данни за идеалните части съветваме да работите с разширение до третия десетичен знак. (пример - 10,215 %)
След създаването на първия обект , може да пристъпите към попълване на данните за неговия Собственик / Обитател.
Това става натискайки Детайли.
След това, продължете да създавате обекти и да запълвате детайлите за тях докато не приключите и с последния обект.
В тази страница може да отпечатате цялата домова книга с всички детайли на всички обекти , както и съкратен списък само на обектите .
Отварянето на детайлите на Обект в домовата книга показва 5 картона съдържащи различни данни за Обекта;
Освен това в книгата се съдържат данни за собственика с възможност за добавяне на нови такива. Данните на старите собственици се запазват.
В домовата книга могат да се добавят и обитатели и ползватели/наематели на обекта.
В домовата книга може да се вписват и домашни любимци.
Подробности за една важна възможност за собственика.
Тук става упълномощаването за участие в Общо събрание на етажната собственост на съсед. Упълномощаването може да бъде направено директно от собственика, но може да бъде направено и от домоуправителя по молба на собственика.
Внимание ! Софтуерът ще отчита гласа на упълномощения съсед добавяйки гласа на собственика упълномощител тоест ще брои гласуването като два гласа.
Разбира се пълномощното може да бъде отзовано.
В картона на Собственик, може да се добавя нов такъв, като се попълват задължителните полета за да може той да получава съобщения и да участва в работата на етажната собственост.
В картона на Обитател, също може да се добавя нов такъв, като се посочва връзката му със собственика и се попълват задължителните полета за да може той да получава съобщения и участва в работата на етажната собственост.
В картона на Ползвател, също може да се добавя нов такъв и се попълват задължителните полета за да може той да получава съобщения и участва в работата на етажната собственост.
По-долу виждате как изглежда домовата книга на етажна собственост с 11 обекта с попълнени данни:
Управление
В меню Управление, както се подразбира се намират данните за управителите на етажната собственост.
Тук има 4 картона предназначени за:
Всички посочени по-горе данни са видими за собственици/обитатели и ползватели на обекти.
Работа с картоните:
За пример ще сменим Домоуправителя физическо лице с дружество за управление.
Отваря се картон, в който трябва да впишем данните на новия управител. В случая това е дружество, така че се вписват нови пароли, имена, мейли, телефони, ЕИК и разбира се Протокола от Общото събрание, на което е взето решението за смяна.
След смяната, данните на стария домоуправител се прехвърлят в Историята. В бутон История може да се прегледат.
Посочват се - имената , телефон за контакт, мейл, както и от който точно обект в етажната собственост са.
Посочват се - имената , телефон за контакт, мейл, както и от който точно обект в етажната собственост са.
В меню Управление, както се подразбира се намират данните за управителите на етажната собственост.
Тук има 4 картона предназначени за:
Всички посочени по-горе данни са видими за собственици/обитатели и ползватели на обекти.
Работа с картоните:
За пример ще сменим Домоуправителя физическо лице с дружество за управление.
Отваря се картон, в който трябва да впишем данните на новия управител. В случая това е дружество, така че се вписват нови пароли, имена, мейли, телефони, ЕИК и разбира се Протокола от Общото събрание, на което е взето решението за смяна.
След смяната, данните на стария домоуправител се прехвърлят в Историята. В бутон История може да се прегледат.
Формиране на вноски
След изграждането на етажната собственост – попълването на всички данни за всички собствености в домовата книга, попълването на данните за управителното тяло и контролния съвет идва ред на определяне на вноските, които ще се събират за отделните обекти. Това е изключително важен етап от работата, защото в следствие на зададените параметри ще се формират задълженията, които всеки собственик ще трябва да плаща. Много е важно да бъде избран подходящ, устройващ собствениците метод за формиране на месечните такси. Етажната собственост е свободна да решава вноската за всеки обект според критерии, каквито приеме за важни. При все това, има законови изисквания и установени практики, които са се наложили като най-подходящи.
Актуалната норма на закона изисква разходите за управление и разходите за поддържане на общите части на етажната собственост да се разпределят по един от следните начини:
1. поравно според броя на собствениците, ползвателите и обитателите и членовете на техните домакинства независимо от етажа, на който живеят; собственикът на необитаем самостоятелен обект заплаща разходите за поддръжка в размер като за един обитател;
2. съобразно процента на идеалните части на обекта от общите части на сградата, или
3. поравно на самостоятелен обект.
За да подготвите работата си финансовия модул е необходимо още на този етап да определите метода за разпределяне на разходите, който ще използвате във вашата етажна собственост.
По закон месечната вноска на обект в ЕС се формира от две части:
• Вноска за Фонд Ремонт и Обновяване (Капитални разходи).
• Вноска за Управление и Поддръжка (Режийни разходи).
Формирането и разпределянето им, става според нуждите на етажната собственост и на основа разпоредбите на чл. 50 и чл. 51 от ЗУЕС. Въпреки голямото разнообразие от начини за формиране на вноските, е-Дом® предлага два основни метода.
1. Фиксирана месечна вноска за обект. Това е най-често използваният метод на разпределение на база на ПРОГНОЗНИ РАЗХОДИ чрез определяне на фиксирана, предварително изчислена месечна вноска за всеки обект . При избор на този метод, менюто «Периодични вноски от обекти» се запазва и така може да добавяте и променяте месечните вноски на обектите. Промените в полетата влизат в сила след генериране на нов отчетен период.
2. Ежемесечно разпределяне на разходите. Това е по-рядко използван метод за формиране на месечната вноска на всеки обект според ТЕКУЩИТЕ МЕСЕЧНИ РАЗХОДИ. При избор на този метод, менюто «Периодични вноски от обекти» изчезва от менюто и разходите се разпределят ръчно от домоуправителя всеки месец. И в двата случая критериите за разпределяне съответстват на определените със закон и приложими за двата фонда (Капитални разходи и Режийни разходи).
Двата метода не могат да работят едновременно, поради което трябва да изберете само един от тях.
Определянето метода на месечната вноска става като натиснете бутона Формирай месечна вноска
Ще се отвори прозорец с
падащо меню, от което да изберете един от двата описани метода.
Ще се отвори прозорец с падащо меню, от което да изберете един от двата описани метода.
1. При избор на ЕЖЕМЕСЕЧНО РАЗПРЕДЕЛЯНЕ НА РАЗХОДИТЕ, менюто Формиране на вноски изчезва от раздел Етажна собственост, защото става ненужно. Разходите ще се разпределят постоянно от домоуправителя по критерии, които той ще избира всеки път според вида на разхода.
2. При избор на ФИКСИРАНА МЕСЕЧНА ВНОСКА, таблицата се изменя, като:
Добавянето или корекцията на месечна вноска става чрез бутона Добави вноска.
Домоуправителят вписва договорения на Общо събрание на собствениците или по друг начин размер на вноската за двата фонда. В последствие определената сума се разпределя между отделните обекти по следния начин:
За Фонд Ремонт и обновление – според идеалните части на всеки обект.
За фонд Разходи за управление и поддръжка – според броя на живущите. Обръщаме внимание, че за да се разпределят правилно сумите за този фонд , трябва да се уверите, че в домовата книга сте отбелязали, че има живущ човек в него (това може да се направи по различни начини според обстоятелствата - като отбележете , че собственика живее в обекта , или като добавите нов обитател или ползвател ).
За простота и ясност ето резултата при два апартамента с 40% идеални части и 60 % идеални части. Във фонд Ремонт и обновяване разпределената сума е 4 лв. за единия и 6 лв. за другия апартамент. Сбора е 10 лв. както определено.
Обърнете внимание, че при 0 (нула) обитатели софтуера не разпределя 10-те лв. за Режийни разходи (фонд управление и поддръжка).
За да стане това трябва да добавим собственици и обитатели в апартаментите в домовата книга.
След добавяне на собственици и обитатели в апартаментите в домовата книга, разпределението се промени по следния начин :
Определения размер на вноската се разделя на броя на живущите в сградата, след което се разпределя между обектите и техните собственици според броя на обитателите им.
Или при 5 обитателя трябва 10 да разделим на 5. Резултата дава 2 лв. да обитател/жител.
Или:
Апартамент1 дължи общо 6 лв. - За 1 обитател + дял от Капиталните разходи
Апартамент 2 дължи общо 14 лв. - За 4 обитатели + дял от Капиталните разходи
За по-голяма гъвкавост, системата предлага възможност и за ръчно въвеждане или корекция на вноската на всеки отделен обект, като всяка корекция се отразява на крайния общ сбор за всеки от фондовете.
При двойно кликване върху клетката с вписаната вноска, се отваря активно поле в което може да се запише нова стойност. При потвърждение с бутон с ченгелче, записът се запазва. При изтриване с бутона с кръстче, записът се губи.
След изграждането на етажната собственост – попълването на всички данни за всички собствености в домовата книга, попълването на данните за управителното тяло и контролния съвет идва ред на определяне на вноските, които ще се събират за отделните обекти. Това е изключително важен етап от работата, защото в следствие на зададените параметри ще се формират задълженията, които всеки собственик ще трябва да плаща. Много е важно да бъде избран подходящ, устройващ собствениците метод за формиране на месечните такси. Етажната собственост е свободна да решава вноската за всеки обект според критерии, каквито приеме за важни. При все това, има законови изисквания и установени практики, които са се наложили като най-подходящи.
Актуалната норма на закона изисква разходите за управление и разходите за поддържане на общите части на етажната собственост да се разпределят по един от следните начини:
1. поравно според броя на собствениците, ползвателите и обитателите и членовете на техните домакинства независимо от етажа, на който живеят; собственикът на необитаем самостоятелен обект заплаща разходите за поддръжка в размер като за един обитател;
2. съобразно процента на идеалните части на обекта от общите части на сградата, или
3. поравно на самостоятелен обект.
За да подготвите работата си финансовия модул е необходимо още на този етап да определите метода за разпределяне на разходите, който ще използвате във вашата етажна собственост.
По закон месечната вноска на обект в ЕС се формира от две части:
• Вноска за Фонд Ремонт и Обновяване (Капитални разходи).
• Вноска за Управление и Поддръжка (Режийни разходи).
Формирането и разпределянето им, става според нуждите на етажната собственост и на основа разпоредбите на чл. 50 и чл. 51 от ЗУЕС. Въпреки голямото разнообразие от начини за формиране на вноските, е-Дом® предлага два основни метода.
1. Фиксирана месечна вноска за обект. Това е най-често използваният метод на разпределение на база на ПРОГНОЗНИ РАЗХОДИ чрез определяне на фиксирана, предварително изчислена месечна вноска за всеки обект . При избор на този метод, менюто «Периодични вноски от обекти» се запазва и така може да добавяте и променяте месечните вноски на обектите. Промените в полетата влизат в сила след генериране на нов отчетен период.
2. Ежемесечно разпределяне на разходите. Това е по-рядко използван метод за формиране на месечната вноска на всеки обект според ТЕКУЩИТЕ МЕСЕЧНИ РАЗХОДИ. При избор на този метод, менюто «Периодични вноски от обекти» изчезва от менюто и разходите се разпределят ръчно от домоуправителя всеки месец. И в двата случая критериите за разпределяне съответстват на определените със закон и приложими за двата фонда (Капитални разходи и Режийни разходи).
Двата метода не могат да работят едновременно, поради което трябва да изберете само един от тях.
Определянето метода на месечната вноска става като натиснете бутона Формирай месечна вноска.
Ще се отвори прозорец с падащо меню, от което да изберете един от двата описани метода.
1. При избор на ЕЖЕМЕСЕЧНО РАЗПРЕДЕЛЯНЕ НА РАЗХОДИТЕ, менюто Формиране на вноски изчезва от раздел Етажна собственост, защото става ненужно. Разходите ще се разпределят постоянно от домоуправителя по критерии, които той ще избира всеки път според вида на разхода.
2. При избор на ФИКСИРАНА МЕСЕЧНА ВНОСКА, таблицата се изменя, като:
Добавянето или корекцията на месечна вноска става чрез бутона Добави вноска.
Домоуправителят вписва договорения на Общо събрание на собствениците или по друг начин размер на вноската за двата фонда. В последствие определената сума се разпределя между отделните обекти по следния начин:
За Фонд Ремонт и обновление – според идеалните части на всеки обект.
За фонд Разходи за управление и поддръжка – според броя на живущите. Обръщаме внимание, че за да се разпределят правилно сумите за този фонд , трябва да се уверите, че в домовата книга сте отбелязали, че има живущ човек в него (това може да се направи по различни начини според обстоятелствата - като отбележете , че собственика живее в обекта , или като добавите нов обитател или ползвател).
За простота и ясност ето резултата при два апартамента с 40% идеални части и 60 % идеални части. Във фонд Ремонт и обновяване разпределената сума е 4 лв. за единия и 6 лв. за другия апартамент. Сбора е 10 лв. както определено.
Обърнете внимание, че при 0 (нула) обитатели софтуера не разпределя 10-те лв. за Режийни разходи (фонд управление и поддръжка).
За да стане това трябва да добавим собственици и обитатели в апартаментите в домовата книга.
След добавяне на собственици и обитатели в апартаментите в домовата книга, разпределението се промени по следния начин :
Определения размер на вноската се разделя на броя на живущите в сградата, след което се разпределя между обектите и техните собственици според броя на обитателите им.
Или при 5 обитателя трябва 10 да разделим на 5. Резултата дава 2 лв. да обитател/жител.
Или:
Апартамент1 дължи общо 6 лв. - За 1 обитател + дял от Капиталните разходи
Апартамент 2 дължи общо 14 лв. - За 4 обитатели + дял от Капиталните разходи
Клиенти на ЕС
Етажните собствености могат да отдават под наем площи от сградата, с което генерират приход, който се включва в бюджета им. Това може да бъде помещение или част от земята или част от покрива или фасадите на сградата. От подобна дейност понякога етажните собствености могат да генерират много съществени приходи, които следва да се отчитат при съставянето на финансите ( да се осчетоводят).
Това става в раздел Клиенти на ЕС.
Добавянето на клиент става с бутона Добави клиент.
Според нуждите си, Етажната собственост е свободна да избира за какво да бъдат използвани приходите от наемите, съответно може да избира в кой от двата фонда да начислява постъпленията – във Фонд управление и поддръжка или във Фонд Ремонт и обновяване.
Да въведем следния примерен клиент:
Мобилтел – наем антена с договор за 1 година за 500 лв. на месец.
След въвеждането му планираният приход се отразява в раздел Постъпления на Финансовия модул.
Домоуправителят, може ръчно да посочи как се получават парите и къде са зачислени – на ръка и на Каса, или по банкова сметка.
Списъкът с клиенти може да се допълва при нужда без ограничение.
Той е видим от собствениците, но може да бъде редактиран само от домоуправителя.
Списъкът може да се отпечатва.
Етажните собствености могат да отдават под наем площи от сградата, с което генерират приход, който се включва в бюджета им. Това може да бъде помещение или част от земята или част от покрива или фасадите на сградата. От подобна дейност понякога етажните собствености могат да генерират много съществени приходи, които следва да се отчитат при съставянето на финансите ( да се осчетоводят).
Това става в раздел Клиенти на ЕС.
Добавянето на клиент става с бутона Добави клиент.
Според нуждите си, Етажната собственост е свободна да избира за какво да бъдат използвани приходите от наемите, съответно може да избира в кой от двата фонда да начислява постъпленията – във Фонд управление и поддръжка или във Фонд Ремонт и обновяване.
Да въведем следния примерен клиент:
Мобилтел – наем антена с договор за 1 година за 500 лв. на месец.
След въвеждането му планираният приход се отразява в раздел Постъпления на Финансовия модул.
Домоуправителят, може ръчно да посочи как се получават парите и къде са зачислени – на ръка и на Каса, или по банкова сметка.
Списъкът с клиенти може да се допълва при нужда без ограничение.
Той е видим от собствениците, но може да бъде редактиран само от домоуправителя.
Списъкът може да се отпечатва.
Архив на ЕС
Етажната собственост разполага със значителен масив от документация, която по правило се съхранява в домоуправителите и е трудно достъпна за собствениците. Това е съществен проблем от гледна точка на прозрачността и контрола от страна на собствениците, особено имайки предвид, че тази информация по дефиниция им принадлежи. Тази постоянна откъснатост от важна за тях информация води до отчуждаването на хората, загубата на вяра , че могат да променят нещо към по-добро и в крайна сметка до упадък на сградите в които живеят.
е-Дом® има амбицията да реши този проблем, като предлага възможност за съхранение на тази информация, така че да е винаги достъпна до собственици и обитатели в етажната собственост.
В раздел Архив на ЕЕ , може да се съхраняват файлове с информация касаещи всички аспекти на етажната собственост. От строителна документация и архитектурни планове, до счетоводна документация и търговски предложения, които винаги са на разположение на собствениците.
От своя страна Домоуправителят е улеснен в свеждането на информация, която иска да съобщи на живущите. Оферти, каталози, снимки и всякакви други данни стават видими и достъпни до всички заинтересовани лица, нещо което е невъзможно да стане чрез таблото във входа.
Данните се съхраняват по години и могат да бъдат сваляни от всяко лице с достъп до профила си.
Добавянето на документи става с бутон Добави при описаните ограничения за размер на файла.
В този раздел се намира и възможността за публикуване на Правилник за вътрешния ред приет от Общото събрание на етажната собственост. Този правилник стои на първа страница на всеки потребител и е винаги видим.
Етажната собственост разполага със значителен масив от документация, която по правило се съхранява в домоуправителите и е трудно достъпна за собствениците. Това е съществен проблем от гледна точка на прозрачността и контрола от страна на собствениците, особено имайки предвид, че тази информация по дефиниция им принадлежи. Тази постоянна откъснатост от важна за тях информация води до отчуждаването на хората, загубата на вяра , че могат да променят нещо към по-добро и в крайна сметка до упадък на сградите в които живеят.
е-Дом® има амбицията да реши този проблем, като предлага възможност за съхранение на тази информация, така че да е винаги достъпна до собственици и обитатели в етажната собственост.
В раздел Архив на ЕЕ , може да се съхраняват файлове с информация касаещи всички аспекти на етажната собственост. От строителна документация и архитектурни планове, до счетоводна документация и търговски предложения, които винаги са на разположение на собствениците.
От своя страна Домоуправителят е улеснен в свеждането на информация, която иска да съобщи на живущите. Оферти, каталози, снимки и всякакви други данни стават видими и достъпни до всички заинтересовани лица, нещо което е невъзможно да стане чрез таблото във входа.
Данните се съхраняват по години и могат да бъдат сваляни от всяко лице с достъп до профила си.
Добавянето на документи става с бутон Добави документ при описаните ограничения за размер на файла.
В този раздел се намира и възможността за публикуване на Правилник за вътрешния ред приет от Общото събрание на етажната собственост. Този правилник стои на първа страница на всеки потребител и е винаги видим.
Документи на ОСС
Всяко Общо събрание е съпроводено и генерира документи, който имат важно значение за ефективното управление на етажната собственост.
В Раздел Документи на ОСС (Общо събрание на собствениците) се съхраняват автоматично всички документи от всички Реални общи събрания™ и Виртуални общи събирания™.
Всички членове на етажната собственост имат достъп до тези документи.
При отваряне на събрание от списъка се виждат всички документи , които са били подготвени за него, както и заключителният протокол с решенията на събранието.
Всички документи могат да бъдат сваляни, разглеждани и разпечатвани.
Всяко Общо събрание е съпроводено и генерира документи, който имат важно значение за ефективното управление на етажната собственост.
В Раздел Документи на ОСС (Общо събрание на собствениците) се съхраняват автоматично всички документи от всички Реални общи събрания™ и Виртуални общи събирания™.
Всички членове на етажната собственост имат достъп до тези документи.
При отваряне на събрание от списъка се виждат всички документи , които са били подготвени за него, както и заключителният протокол с решенията на събранието.
Всички документи могат да бъдат сваляни, разглеждани и разпечатвани.
Финансов модул
Финансовият модул се състои от 6 раздела . Това са; Отчетен Период, Задължения, Постъпления, Плащания, Архив на
Плащанията и Номенклатури. Структурата му е подчинена на логиката и правната норма .
Във всяка етажна собственост има приходи и разходи, които трябва да се регистрират и управляват.
Приходите се формират от вноските от собствениците, от наемите от трети страни клиенти на етажната собственост и в редки случаи от заемни средства от специални институции/фондове.
Тези приходи се определят от размера на вноските от собствениците на обекти, които се залагат от домоуправителя еднократно при създаването на етажната собственост (и могат да се редактират при нужда) според избрания метод за формиране на месечни вноски. Приходите се разпределят на две, на РАЗХОДИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И ПОДДРЪЖКА И НА РАЗХОДИ ЗА РЕМОНТ И ОБНОВЯВАНЕ. Приходите от клиенти също се насочват към определен фонд (от двата). При правилно изградена етажна собственост, в софтуера се регистрират всички приходи и техните източници и всеки месец те автоматично се залагат като ПЛАНИРАН ПРИХОД .
Разходите могат да бъдат всевъзможни, зависят от спецификите на етажната собственост и решенията на Общото събрание на етажната собственост. Всички те се разделят на два вида – разходи за управление и поддръжка или разходи за ремонт и обновяване.
Съществена особеност и достойнство на софтуера е, че след въвеждане, разходите могат да бъдат плащани, като интеграцията позволява комуникацията на разхода в произволна банка (или друга платежна институция по списък), акредитация, плащането на вече въведения разход без повторното му въвеждане в банката и автоматично отразяване на резултата от трансакцията в е-Дом® и включването му в общия оборот на средства.
В различните раздели от финансовия модул се извършват различни операции:
Отчетен период
Важно! Имайте предвид , че с генерирането на нов период (месец) системата , заключва всички предходни периоди и в тях не могат да се правят добавки и корекции.
2.Следващата ви стъпка е въвеждането на началното салдо. Това е от съществено значение защото така системата формира основата на бъдещия бюджет на етажната собственост.
За простота и удобство при обучението ви, въвеждаме еднакви стойности. В реалността, сумите ще бъдат различни разбира се. В полетата в които нямате средства, въведете 0 (нула).
ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ, че след въвеждане на начално салдо, полето за вписването му ще изчезне, тъй като това е еднократно действие.
Бъдете внимателни да не допуснете грешка, защото няма да имате възможност да я поправите, а ще се наложи да се прави нова регистрация!
Винаги може да проверите наличността си при натискане на бутона Наличност по пера.
Тук може да прехвърляте средства от едно място в друго. От банка в микросметка, или от брой в банка или обратно. Но Обърнете внимание, че това прехвърляне е само номинално, а не фактическо.
Доколкото няма изградени връзки за информационен обмен между софтуера, банките и ИПЕЙ, в които съхранявате средствата си, още по-малко с касата ви, тези трансакции се правят ръчно.
Важно! Имайте предвид , че с генерирането на нов период (месец) системата , заключва всички предходни периоди и в тях не могат да се правят добавки и корекции.
2.Следващата ви стъпка е въвеждането на началното салдо. Това е от съществено значение защото така системата формира основата на бъдещия бюджет на етажната собственост.
За простота и удобство при обучението ви, въвеждаме еднакви стойности. В реалността, сумите ще бъдат различни разбира се. В полетата в които нямате средства, въведете 0 (нула).
ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ, че след въвеждане на начално салдо, полето за вписването му ще изчезне, тъй като това е еднократно действие.
Бъдете внимателни да не допуснете грешка, защото няма да имате възможност да я поправите, а ще се наложи да се прави нова регистрация!
Винаги може да проверите наличността си при натискане на бутона Наличност по пера.
Тук може да прехвърляте средства от едно място в друго. От банка в микросметка, или от брой в банка или обратно. Но Обърнете внимание, че това прехвърляне е само номинално, а не фактическо.
Доколкото няма изградени връзки за информационен обмен между софтуера, банките и ИПЕЙ, в които съхранявате средствата си, още по-малко с касата ви, тези трансакции се правят ръчно.
Задължения
Финансовият модул се състои от 6 раздела . Това са; Отчетен Период, Задължения, Постъпления, Плащания, Архив На Плащанията и Номенклатури. Структурата му е подчинена на логиката и правната норма .
Във всяка етажна собственост има приходи и разходи, които трябва да се регистрират и управляват.
Приходите се формират от вноските от собствениците, от наемите от трети страни клиенти на етажната собственост и в редки случаи от заемни средства от специални институции/фондове.
Тези приходи се определят от размера на вноските от обекти, които се залагат от домоуправителя еднократно при създаването на етажната собственост (могат да се редактират при нужда) според избрания метод за формиране на месечни вноски. Приходите се разпределят на две, на разходи за управление и поддръжка и на разходи за ремонт и обновяване. Приходите от клиенти също се насочват към определен фонд (от двата). При правилно изградена етажна собственост, в софтуера са регистрирани всички приходи и техните източници и всеки месец те автоматично се залагат като ПЛАНИРАН ПРИХОД .
Разходите могат да бъдат всевъзможни , зависят от спецификите на етажната собственост и решенията на Общото събрание на етажната собственост. Всички те се разделят на два вида – разходи за управление и поддръжка или разходи за ремонт и обновяване.
В раздел ЗАДЪЛЖЕНИЯ се въвеждат разходите на етажната собственост. На този етап, всички разходи се въвеждат ръчно от домоуправителя.
При възникване на нов разход, домоуправителят, следва да го регистрира в определен месец. Това значи, че първо трябва да избере период, в който този разход ще бъде регистриран. Това става като избере от падащо меню нужния му месец. Така определя периода в който работи. Периода може да се променя, при желание.
На второ място следва да определи в кой от двата фонда ще го начисли.
На трето място следва да впише данни за доставчика на услугата с неговите данни, за да може в последствие да плати задължението чрез платежната система интегрирана към е-Дом®.
Добавянето става чрез бутона Добави номенклатура, като в прозореца, който се отваря се вписват; вида на разхода или името на доставчика, както и банковата му сметка, по която ще се извърши плащането.
След избора на период, фонд и добавяне на номенклатура, може да се направи фактическото вписване на разход. Нека например въведем разход в Фонд Управление и поддръжка чрез бутона Добави разход.
Прозореца ще се промени, като ще се появи падащо меню с всички досега въведени номенклатури от които да изберете.
Ще се появи поле в което може да впишете сумата . Ще видите и два символа за потвърждаване на вписването или за изтриването му.
Също така тук ще се появи статуса на задължението, като то може да е Платено и Неплатено.
Колоната статус на разпределение ще бъде активна когато сте избрали Ежемесечно разпределяне на разходите като метод на формиране на вноските.
Нека въведем задължение от 35 лв. към ЧЕЗ София.
След въвеждането, виждаме, че задължението е писано и все още не е платено. На този етап все още можем да го изтрием.
В дъното на таблицата сбора със задълженията се променя с ново задължение.
Въвеждането на разходи във фонд Ремонт и обновяване е идентично.
Финансовият модул се състои от 6 раздела . Това са; Отчетен Период, Задължения, Постъпления, Плащания, Архив На Плащанията и Номенклатури. Структурата му е подчинена на логиката и правната норма .
Във всяка етажна собственост има приходи и разходи, които трябва да се регистрират и управляват.
Приходите се формират от вноските от собствениците, от наемите от трети страни клиенти на етажната собственост и в редки случаи от заемни средства от специални институции/фондове.
Тези приходи се определят от размера на вноските от обекти, които се залагат от домоуправителя еднократно при създаването на етажната собственост (могат да се редактират при нужда) според избрания метод за формиране на месечни вноски. Приходите се разпределят на две, на разходи за управление и поддръжка и на разходи за ремонт и обновяване. Приходите от клиенти също се насочват към определен фонд (от двата). При правилно изградена етажна собственост, в софтуера се регистрират всички приходи и техните източници и всеки месец те автоматично се залагат като ПЛАНИРАН ПРИХОД .
Разходите могат да бъдат всевъзможни, зависят от спецификите на етажната собственост и решенията на Общото събрание на етажната собственост. Всички те се разделят на два вида – разходи за управление и поддръжка или разходи за ремонт и обновяване.
Съществена особеност и достойнство на софтуера е, че след въвеждане, разходите могат да бъдат плащани, като интеграцията позволява комуникацията на разхода в произволна банка (или друга платежна институция по списък), акредитация, плащането на вече въведения разход без повторното му въвеждане в банката и автоматично отразяване на резултата от трансакцията в е-Дом® и включването му в общия оборот на средства.
В раздел ЗАДЪЛЖЕНИЯ се въвеждат разходите на етажната собственост. На този етап, всички разходи се въвеждат ръчно от домоуправителя.
При възникване на нов разход, домоуправителят, следва да го регистрира в определен месец. Това значи, че първо трябва да избере период, в който този разход ще бъде регистриран. Това става като избере от падащо меню нужния му месец. Така определя периода в който работи. Периода може да се променя, при желание.
На второ място следва да определи в кой от двата фонда ще го начисли.
На трето място следва да впише данни за доставчика на услугата с неговите данни, за да може в последствие да плати задължението чрез платежната система интегрирана към е-Дом®.
Добавянето става чрез бутона Добави номенклатура, като в прозореца, който се отваря се вписват; вида на разхода или името на доставчика, както и банковата му сметка, по която ще се извърши плащането.
След избора на период, фонд и добавяне на номенклатура, може да се направи фактическото вписване на разход. Нека например въведем разход в Фонд Управление и поддръжка чрез бутона Добави разход.
Прозореца ще се промени, като ще се появи падащо меню с всички досега въведени номенклатури от които да изберете.
Ще се появи поле в което може да впишете сумата . Ще видите и два символа за потвърждаване на вписването или за изтриването му.
Също така тук ще се появи статуса на задължението, като то може да е Платено и Неплатено.
Колоната статус на разпределение ще бъде активна когато сте избрали Ежемесечно разпределяне на разходите като метод на формиране на вноските.
Нека въведем задължение от 35 лв. към ЧЕЗ София.
След въвеждането, виждаме, че задължението е писано и все още не е платено. На този етап все още можем да го изтрием.
В дъното на таблицата сбора със задълженията се променя с ново задължение.
Въвеждането на разходи във фонд Ремонт и обновяване е идентично.
Постъпления
В Раздел Постъпления се намира детайлна информация за източниците на приходи на етажната собственост.
Тя е разпределена в две основни зони: Приходи от Вноски на живущи и Приходи от клиенти. Преди начало на работата, изберете отчетния период, който ви интересува. В таблицата под списъка с постъпленията ще намерите обобщена информация за сбора от двата вида постъпления, както и окончателен сбор и баланс на приходите.
Цялата информация от тази страница може да се отпечата.
Постъпленията от вноските от живущи са разпределени в двата фонда - Разходи за управление и поддръжка и Ремонт и обновяване, в съотношението, което е определено на Общо събрание на етажната собственост (ЕС).
Таблиците и на двата фонда съдържат 11 бр. колони обозначаващи следното:
Следват 3 колони обозначаващи Как е платено? с 3 възможности:
Таблицата за всеки от двата фонда завършва със сбор на всички колони.
Вноските от клиенти, също се разпределят в един от двата фонда, според въведеното при регистрацията на клиента, като дължимата сума автоматично се поставя в колона Планирани. Плащането се отразява ръчно като платено на ръка или платено по сметка в банка.
В таблицата с обобщена информация се показват всички планирани за месеца постъпления и реално заплатените суми.
Общия баланс показва наличността в каса, по банка и в ePay към момента , Общите постъпления показват постъпленията за текущия месец, а Баланса показва сумата на средствата отчитайки всички надплащания и недоплащания.
В Раздел Постъпления се намира детайлна информация за източниците на приходи на етажната собственост.
Тя е разпределена в две основни зони: Приходи от Вноски на живущи и Приходи от клиенти. Преди начало на работата, изберете отчетния период, който ви интересува. В таблицата под списъка с постъпленията ще намерите обобщена информация за сбора от двата вида постъпления, както и окончателен сбор и баланс на приходите.
Цялата информация от тази страница може да се отпечата.
Постъпленията от вноските от живущи са разпределени в двата фонда - Разходи за управление и поддръжка и Ремонт и обновяване, в съотношението, което е определено на Общо събрание на етажната собственост (ЕС).
Таблиците и на двата фонда съдържат 11 бр. колони обозначаващи следното:
Следват 3 колони обозначаващи Как е платено? с 3 възможности:
Таблицата за всеки от двата фонда завършва със сбор на всички колони.
Вноските от клиенти, също се разпределят в един от двата фонда, според въведеното при регистрацията на клиента, като дължимата сума автоматично се поставя в колона Планирани. Плащането се отразява ръчно като платено на ръка или платено по сметка в банка.
В таблицата с обобщена информация се показват всички планирани за месеца постъпления и реално заплатените суми.
Общия баланс показва наличността в каса, по банка и в ePay към момента , Общите постъпления показват постъпленията за текущия месец, а Баланса показва сумата на средствата отчитайки всички надплащания и недоплащания.
Плащания
Архив на плащанията
Номенклатури
Форум на съседите
Форумът на съседите е дял от софтуера, който превръща е-Дом® в своеобразна социална мрежа за съседи.
Форумът предлага трибуна за обсъждане на всякакви въпроси, които са от интерес за етажната собственост и е отличен инструмент за комуникация.
Всеки собственик с достъп до платформата може да инициира дискусия по тема, която предложи. Дискусиите се съхраняват в хронологичен ред и могат да послужат като добра основа за същинските събрания на входа – Реалното Общо събрание™ или Виртуалното Общо събиране™.
При създаването на нова тема, системата изпраща уведомление до потребителите. Също така системата информира при публикуването на нов коментар от включил се в дискусията собственик. Тези уведомления са полезни за въвличане на повече съседи в дискусиите. Въпреки това, при желание, потребителите могат да ги изключат в личния си профил.
Форума на съседите се състои от :
Изобщо, форумът на съседите е ценен с това, че дава възможност на съседите да провеждат обсъжданията си открито за всички членове на етажната собственост, като всяко изказване се запазва каквото е, с точен запис на времето в което направено. За всяко изказване може да бъде гласувано. Това значи, че при дискусия с различни, понякога противоположни предложения, съседите могат да гласуват, с което да покажат на кое изказване/предложение отдават предпочитанията си. Тази възможност може да бъде крайно полезна за етажната собственост и домоуправителя при вземане на решения, подготовка на Общи събрания и изобщо за организацията на работата.
Дискусиите нямат времеви интервали. Всяка дискусия може да се разпечата.
Форумът на съседите е дял от софтуера, който превръща е-Дом® в своеобразна социална мрежа за съседи.
Форумът предлага трибуна за обсъждане на всякакви въпроси, които са от интерес за етажната собственост и е отличен инструмент за комуникация.
Всеки собственик с достъп до платформата може да инициира дискусия по тема, която предложи. Дискусиите се съхраняват в хронологичен ред и могат да послужат като добра основа за същинските събрания на входа – Реалното Общо събрание™ или Виртуалното Общо събиране™.
При създаването на нова тема, системата изпраща уведомление до потребителите. Също така системата информира при публикуването на нов коментар от включил се в дискусията собственик. Тези уведомления са полезни за въвличане на повече съседи в дискусиите. Въпреки това, при желание, потребителите могат да ги изключат в личния си профил.
Форума на съседите се състои от:
Изобщо, форумът на съседите е ценен с това, че дава възможност на съседите да провеждат обсъжданията си открито за всички членове на етажната собственост, като всяко изказване се запазва каквото е, с точен запис на времето в което направено. За всяко изказване може да бъде гласувано. Това значи, че при дискусия с различни, понякога противоположни предложения, съседите могат да гласуват, с което да покажат на кое изказване/предложение отдават предпочитанията си. Тази възможност може да бъде крайно полезна за етажната собственост и домоуправителя при вземане на решения, подготовка на Общи събрания и изобщо за организацията на работата.
Дискусиите нямат времеви интервали. Всяка дискусия може да се разпечата.
Общи събрания
Общите събрания са едно от най-ценните функционалности на софтуера. Организацията и провеждането им в реалния живот често са проблематични поради редица обстоятелства, което ги прави неефективни, а това се отразява пряко върху качеството на живот в етажните собствености.
Ето защо е-Дом® си постави за задача да облекчи работата на домоуправителя и дружествата за управление при подготовката, провеждането и отчитането на Общите събрания на етажните собствености, както и да повиши участието на живущите при провеждането им.
Резултат от тези усилия е разработката на две форми за провеждане на общи събрания, която освен всичко друго получи и патентна защита.
Всички тези качества на софтуера правят раздела Общи събрания незаменим инструмент в помощ работата на домоуправителите - физически лица или дружества за професионално управление.
В началото на страницата Общи събрания се съдържа падащо меню с информационен текст обясняващ възможностите на двата вида събрания, бутон за създаване на ново Общо събрание и таблица със събранията. В тази таблица може да видите събрания, които могат да бъдат в следните няколко статуса:
ПРЕДСТОЯЩО, В ХОД, ПРИКЛЮЧИЛО И ЗАКРИТО.
Таблицата съдържа колони с информация за вида и името на събранието, както и датата на провеждането му. През бутона Преглед и вход се отваря всяко конкретно събрание.
Процесът на създаването на едно общо събрание протича по следния начин:
Натиска се бутона Създай ново ОС
Отваря се нова страница, в която има 4 зони, в които следва последователно да се извършат следните действия:
Нека разгледаме детайлно всяка от тези стъпки:
По силата на правната норма е необходимо преди всяко отчетно-изборно или годишно събрание да се изготвят серия от доклади с отчети за изминалия период.
Внимание! Изготвянето на тези доклади е възможно до обявяването на Събранието в следващата стъпка. Не пропускайте да ги съставите преди това.
Започва се с Доклад на УС на етажната собственост.
Как се изготвят докладите?
След натискане на бутона Изготви се отваря специална форма с полета за попълване със различна структура, характерна за всеки отделен доклад.
В случая на Доклада на УС на етажната собственост, структурата е:
Въведение, Административен Отчет, Стопански отчет, Заключение и Приложения.
Особеност и удобство на този начин за съставяне на отчети е, че след попълване на формата от домоуправителя, се генерира пълноценен доклад вместващ в себе си огромен обем технически и финансови данни извлечени от базата данни на софтуера и вплетени органично със допълнителната информация, която домоуправителят може свободно да въведе.
Обяснение на полетата за попълване във формата :
В резултат се генерира доклад, който се сваля в съответния браузър.
Изготвения документ е генериран в PDF формат и е със структура идентична с тази на попълнената форма.
Удобство за домоуправителя е, че докладите се ИЗГОТВЯТ ЗА СЕКУНДИ с професионален дизайн, напълнени с огромно количество информация, която се генерира автоматично директно от базата данни на софтуера.
Резултатът е персонализиран документ на конкретната етажна собственост изпълнен с информация в подреден и разбираем вид.
Докладът изглежда така:
Докладите, които може да бъдат генерирани автоматично с извличане на информация от базата данни на софтуера са 5 на брой . Всички те се генерират по идентичен начин.
Внимание! След натискане на бутона състави доклада, формата за попълване не се затваря, а остава отворена до съзнателното и затваряне. Програмирано е нарочно така, за да се даде възможност за многократно генериране на отчета. Така, в хода на работата той може да се преглежда и да се редактира многократно, без вече попълнената в него информация да се загуби.
Практичен съвет!
Домоуправителят често се нуждае от счетоводна отчетност не за нуждите на Общото събрание. Ето защо възможността да се изготвя такава отчетност не е задължително обвързана с провеждането на Общо събрание. Това значи, че функцията за генериране на Доклади и Отчети може да се ползва свободно при нужда, без след това да се продължава с насрочване и провеждане на събрание.
Докладите са:
Поради неговата особена важност, Отчета за изпълнение на бюджета или на Финансовия Отчет ще разгледаме по-подробно.
Причината е, че този отчет за разлика от другите, съдържа значително количество данни, което може да го направи доста обемен. Например отчет за 12 месеца на етажна собственост с 7 обекта се състои от 44 страници.
Това е така, защото Финансовия отчет съдържа:
Как изглежда информацията в Отчета:
След генериране на всички нужни доклади, процесът на създаването на едно общо събрание продължава по следния начин:
Избира се форма на събранието – Реално Общо Събрание™ или Виртуално Общо Събиране™ .
Ако се избере Виртуално Общо събиране страницата изглежда така и изисква вписване на заглавието или темата на Събирането, начална датата и час и крайна дата с час.
За отбелязване е, че има ограничение в началната дата. Тя не може да е по-малко от 7 дни преди текущата. Това е законово изискване - ЗУЕС , чл. Чл. 13. (1). Също така продължителността на събирането не може да е повече от 7 дни.
Ако се избере Реално Общо Събрание, страницата ще изглежда така, като изисква вписване на заглавието или темата на Събранието, както и място на провеждане, датата и час.
След това процеса по създаването продължава по еднакъв начин и за двата вида общи събрания - с вписване на дневния ред .
Необходимо е да се впише Име на точката. След това трябва да се впише предложението, което ще се обсъжда и подлага на гласуване. Тук бъдете подробни.
Системата дава възможност за добавяне на нови предложения и нови точки, които да бъдат обсъждани и гласувани.
Завършване на процеса е създаването на събранието. Това става с натискане на бутона Създай общо събрание и съответни документи .
Внимание! Попълването на всички полета е задължително. Ако оставите не попълнено поле няма да може да Създадете събрание.
Създаването на събранието отваря прозорец с напомняне за това , че закона изисква да разпечатате и поставите на информационното ви табло Покана, да съставите протокол за поставяне на тази покана, както и да разпечатате списък на собствениците на обекти в етажната собственост за събиране на подписи.
След създаването на Събранието, системата го вписва като предстоящо в страницата Общи събрание, както и в началната страница на всеки потребител , като така известява живущите в етажната собственост в платформата.
Паралелно с това се активира нотификационната система на е-Дом®, която разпраща съобщения на всички собственици чрез 3 комуникационни канала:
Така изглежда съобщението по мейл:
Така изглежда Съобщение по VIBER:
Така изглежда Съобщение по SMS:
Реално общо събрание
Виртуално общо събиране
След генериране на всички нужни доклади, процесът на създаването на едно общо събрание продължава по следния начин:
1. Избира се форма на събранието – Реално Общо Събрание™ или Виртуално Общо Събиране™ .
Ще започнем с Първия вид – Виртуалното събиране.
2. Вписва се заглавието или темата на Събирането, начална датата и час и крайна дата с час.
За отбелязване е, че има ограничение в началната дата. Тя не може да е по-малко от 7 дни преди текущата. Това е законово изискване - ЗУЕС , чл. Чл. 13. (1). Също така продължителността на събирането не може да е повече от 7 дни.
3. Процеса по създаването на едно общо събрание продължава с вписване на дневния му ред.
Необходимо е да се впише Име на точката.
След това трябва да се впише предложението, което ще се обсъжда и подлага на гласуване. Тук бъдете подробни.
Системата дава възможност за добавяне на нови предложения и нови точки, които да бъдат обсъждани и гласувани.
4. Завършване на процеса е създаването на събранието. С натискане на бутона Създай общо събрание и съответни документи .
Внимание! Попълването на всички полета е задължително. Ако оставите непопълнено поле няма да може да Създадете събрание.
Създаването на събранието отваря прозорец с напомняне за това, че закона изисква да разпечатате и поставите на информационното ви табло Покана, да съставите протокол за поставяне на тази покана, както и да разпечатате списък на собствениците на обекти в етажната собственост за събиране на подписи.
В началната страница на всеки потребител - домоуправител/собственик се появява съобщение в нотификационната лента.
Последващите действия на домоуправителя са:
В страницата на новосъздаденото събрание, на челно място се намират Документите на събранието - своеобразно „информационно табло“ където автоматично се генерират задължителните Покана, протокол за поставяне и Списък на собствениците.
Допълнително Домоуправителят може да добави и други документи необходими на живущите за да се запознаят с темата на събирането.
Това става с бутона Добави изготвените отчети и или други документи. Документите могат да се разпечатват.
При натискане на бутона Добави изготвените отчети и или други документи се отваря прозорец, в който следва да се избере къде се прикача документа – общо към събранието, към точка от дневния ред или към някое от предложенията на точките.
След избор на място за добавяне се отваря експлоръра на компютъра ви, където избирате файла за качване и добавяте файла.
При успешно качване, системата ще ви докладва че операцията е успешна.
Числото отброяващо броя документи се променя (увеличава се). Виждате, че документа е качен и може да бъде свалян, разпечатван и изтриван.
Що се отнася до Дневния ред, тук са видими създадените преди това точки, както и предложенията за решение и документацията, която ги съпътстват.
Уведомените за събранието собственици, могат да се запознават с дневния ред на събирането, както и с качената документация, за което имат не по-малко от 7 дни. В тази фаза (преди събирането) собствениците не могат да добавят нови предложения към точките от дневния ред.
С това подготовката и свикването на Виртуално Общо Събиране приключва.
Ролята и задачите на домоуправителя физическо лице или професионален домоуправител в работата на Виртуалното Общо Събиране коренно се различава от ролята му в Реалното Общо Събрание.
Домоуправителят, има следни задачи:
Домоуправителят може да ползва препратката за да отиде в раздел Общи Събрания.
В раздела Общи събрания се намира списъка с всички събрания. В сигнален оранжев цвят е подчертан редът на Събранието, което е активно в момента и се показва етапът в който се намира, наименованието му и датата на провеждане.
Домоуправителят влиза в Събирането с бутона Преглед и вход
След влизане в самото Събиране, домоуправителят вижда :
В качеството си на домоуправител, може да добавя предложения към точките по своя инициатива или
по искане на собствениците.
При добавяне на предложение, може да избере да добави и документ към точката или предложението.
В полето за име на предложението му дава име и добавя документ, ако има такъв.
За добавяне натиска бутона Добави предложение.
Документът или документите се качват в точката под съответното предложение.
Както и в Основния Архив с документите на Събирането.
Собствениците имат от няколко часа до няколко дни (зависи от периода, заложен при свикването на Събирането) за участие в етапа на Обсъждане. След като той приключи Събирането автоматично преминава в етапа на Гласуване, който е със същата продължителност като етапа на обсъждане.
Домоуправителят може да влиза в Събирането и в този етап, в който ще види следният екран:
Екранът на Домоуправителят позволява той да наблюдава за хода на гласуванията, да добавя предложения, да прави изказвания и да се намесва в дискусията.
Домоуправителя не може да гласува.
След приключване на Виртуалното Събиране, домоуправителят може да продължи с изпълнение на задачите си :
7. Да генерира протокола чрез бутона Състави протокол.doc , който ще се свали в редактируем текстов формат.
Чрез бутона Състави протокол може да го свали и в PDF формат.
Файлът с генерирания протокол се сваля и може да бъде довършен и редактиран от домоуправителя.
В него е отразена цялата информация за Виртуалното Събиране, за етажната собственост.
В него ще намерите следните 6 зони:
В протокола са видими описаните по горе зони
Протоколчик
Протоколиране работата на общото събрание е задължителна част от провеждането на Реално общо събрание. То се осъществява от специално избрано лице, като това лице може да бъде и домоуправителят, когато събранието реши тази функция да бъде съвместена.
Софтуерът на е-Дом предлага автоматизация на този процес, чрез специален режим, в който Протоколчик въвежда в специални полета всяко изказване и всяко направено предложение, след което Домоуправителят генерира Протокол от Общото събрание съдържащ пълна информация за събранието – дневен ред, обсъждане на точките му, направени предложения , взети решения и резултат от гласуванията.
Тъй като задачата на протоколчика е да записва хода на събранието, това става като:
1.си води бележки на хартия в хода на събранието , след което възпроизведе записите си в Протокола на Общото събрание.
2.направи аудио запис на срещата (препоръчително) след което възпроизведе записите си в Протокола на Общото събрание.
3.въвежда изказванията в протокола на живо в хода на събранието.
При провеждане на Общо събрание, когато няма служебно определен протоколчик, обикновено избора на такъв е първото нещо, което се прави преди разглеждане на дневния ред.
В нашия случай, това става чрез бутона Избор на протоколчик, в режим на Домоуправител (професионален или частен) при отваряне на планирано Реално общо събрание.
След влизане в събранието това е стъпка 2, след отбелязване на присъстващите и отчитане на кворума.
Пак там ( в страницата на домоуправителя), след като протоколчикът, бъде определен, в графите за избор се записват имената му и електронният адрес, на който системата изпраща пълномощно с потребителско име и парола за достъп до еднократен профил на протоколчик за текущото общо събрание. Това е специален режим на софтуера, в който работата на домоуправителя, който води събранието се интегрира с работата на протоколчика. В резултат общите данни от работата на двамата се интегрират автоматично в окончателния Протокол на събранието.
След авторизацията се генерира мейл, който съдържа - потребителско име и парола. Те са необходими за достъпа до временния профил на протоколчика.
Влизането в профила става чрез универсалния вход в системата.
Това вече е интерфейсът в режим на Профил на протоколчик.
Началният екран показва;
•актуалния кворум,
•точките от дневния ред с техните съответни предложения,
•полета за въвеждане на изказвания
•падащо меню съставено от маркираните като присъстващи на Общото събрание собственици от което да се избира изказващият се, както и
•всяко отделно изказване.
Законът дава 7 дни за изработка и публикуване на протокола, след края на едно Общо Събрание.
Поради това, той се съставя след събранието на основание на направените в хода му записки.
Важно! Последователността на действие при изготвяне на протокола е:
1.Избор на точка, по която ще се въвежда изказване,
2.Избор на предложение (ако са повече от едно),
3.Избор на изказващо се лице се от падащ списък,
4.Въвеждане на изказване.
Обръщаме внимание, че докато се провежда събранието действията в страницата на домоуправителя се синхронизират със страницата на протоколчика.
Това значи, че протоколчикът може да води протокола и „на живо“ в хода на събранието, като влезне в профила си.
Въпреки съществуването на тази възможност, тя не е препоръчителна.
За препоръчване е работата в Протокола да става след събранието, на база на направените записки.
За въвеждане на изказване, протоколчикът трябва да избере изказващото се лице от падащия списък както е показано по-долу.
Изказванията на участниците в събранието се въвеждат в определеното за това поле и се запазват с бутона Запази изказване.
След изчерпване на дневния ред и отразяване на всички изказвания, протоколчикът излиза от протокола с бутона Излез от протокола.
Протоколчикът може да влиза в протокола и да го редактира колкото пъти му е необходимо докато отрази коректно всички записани изказвания.
След въвеждане на всички данни за събранието, задълженията на протоколчика се изчерпват.
Финалът на този процес е генерирането, редактирането на протокола от Домоуправителя, след което той следва да се разпечата и разпише от Домоуправителя и Протоколчика.
Техническа поддръжка
Техническата поддръжка е раздел от софтуера, чрез който домоуправителят организира работата си за техническата поддръжка на етажната собственост.
В този раздел се определя лицето, което ще отговаря за техническата поддръжка на етажната собственост.
Определянето и смяната му става чрез бутон Смяна на отговорника по Техническата поддръжка.
Когато бъде определен нов отговорник, той ще получи електронно съобщение (мейл) с потребителското си име и парола за достъп до профила си, където ще получава задачите си и ще отчита изпълнението им.
Обърнете внимание, че Технически отговорник може да бъде както самият домоуправител изпълняващ тази роля, така и напълно отделно лице, което да отговаря за поддръжката.
Във всички случаи:
В раздела се виждат данни за; техническия отговорник, телефонът, мейлът му, дали е част етажната собственост или е външно лице, както и кога е избран и за какъв период.
Таблицата показва Заглавието на сигнала, от кого е създаден, кога и какъв е статусът му.
Статусите могат да бъдат НЕЗАПОЧНАТ, ЗАПОЧНАТ и ЗАВЪРШЕН .
Чрез бутона Работа по сигнала се влиза в картона на всяка задача, където се въвеждат данни за изпълнението ѝ .
Детайлите на всеки сигнал помагат на домоуправителя и собствениците да получават подробна информация за всеки ремонт в етажната собственост и да се намесват при нужда.
Важно! Информацията от този модул се използва за генериране на Отчет на домоуправителя за свършената работа през отчетния период, при подготовка на Общо Събрание. Ето защо е важно да се попълва точно, пълно и с максимално количество подробности, включително за цената, доставчиците, оценката на тяхната работа и други подобни данни.
Бутонът Добави нов сигнал създава задачите. Модулът дава възможност и за печат на отчети със списък на задачите.
Домоуправителят трябва да знае, че освен него, всеки Собственик също може да изпраща сигнали за проблеми в етажната собственост, като във формата даде заглавие и напише кратко описание на проблема. Също така може да прикачи файл със снимка ( или друг файл).
Изпращането на сигнал става с бутона Създай сигнал.
Техническата поддръжка е раздел от софтуера, чрез който домоуправителят организира работата си за техническата поддръжка на етажната собственост.
В този раздел се определя лицето, което ще отговаря за техническата поддръжка на етажната собственост.
Определянето и смяната му става чрез бутон Смяна на отговорника по Техническата поддръжка.
Когато бъде определен нов отговорник, той ще получи електронно съобщение (мейл) с потребителското си име и парола за достъп до профила си, където ще получава задачите си и ще отчита изпълнението им.
Обърнете внимание, че Технически отговорник може да бъде както самият домоуправител изпълняващ тази роля, така и напълно отделно лице, което да отговаря за поддръжката.
Във всички случаи:
В раздела се виждат данни за; техническия отговорник, телефонът, мейлът му, дали е част етажната собственост или е външно лице, както и кога е избран и за какъв период.
Таблицата показва Заглавието на сигнала, от кого е създаден, кога и какъв е статусът му.
Статусите могат да бъдат НЕЗАПОЧНАТ, ЗАПОЧНАТ и ЗАВЪРШЕН .
Чрез бутона Работа по сигнала се влиза в картона на всяка задача, където се въвеждат данни за изпълнението ѝ .
Детайлите на всеки сигнал помагат на домоуправителя и собствениците да получават подробна информация за всеки ремонт в етажната собственост и да се намесват при нужда.
Важно! Информацията от този модул се използва за генериране на Отчет на домоуправителя за свършената работа през отчетния период, при подготовка на Общо Събрание. Ето защо е важно да се попълва точно, пълно и с максимално количество подробности, включително за цената, доставчиците, оценката на тяхната работа и други подобни данни.
Бутонът Добави нов сигнал създава задачите. Модулът дава възможност и за печат на отчети със списък на задачите.
Домоуправителят трябва да знае, че освен него, всеки Собственик също може да изпраща сигнали за проблеми в етажната собственост, като във формата даде заглавие и напише кратко описание на проблема. Също така може да прикачи файл със снимка ( или друг файл).
Изпращането на сигнал става с бутона Създай сигнал.
Технически отговорник
Работата на техническия отговорник се състои в изпълнение на задачите поставени в модула за техническа поддръжка.
Задачите могат да бъдат поставяни както от домоуправителя, така и от отделните собственици в етажната собственост.
Добавянето и смяната на технически отговорник става от Домоуправителя в раздел Техническа поддръжка.
Определянето на техническия отговорник става с бутон Смяна на отговорника по техническа поддръжка.
Техническият отговорник може да бъде външно на етажната собственост лице или човек от етажната собственост. При по-малки етажни собствености домоуправителят, може да играе ролята на технически отговорник.
Във всички случаи това се указва в поле Обект.
При добавянето на техник следва да попълните задължителните полета и да запазите формата.
След упълномощаването, Техническият отговорник ще получи следния мейл с потребителско име и парола.
Техническият отговорник работи в отделен режим. В него той вижда и обработва сигналите.
Техникът може да вижда и изпълнява задачи създадени от :
•Домоуправителя
•Собственици на обекти
•Собствени задачи
В този режим техникът може:
Да добавя нови задачи чрез бутон Добави нов сигнал
Да работи по създадена задача от списъка чрез бутон Работа по сигнала
След отваряне на картона на задачата може да я редактира чрез бутон Работа по сигнала
При отваряне на картона на задачата, техникът може да:
•отчита хода на изпълнението, като въвежда данни за изпълнителя,
•класифицира вида на разхода за изпълнението на задачата като Режийни във Фонд за управление и поддръжка или като капитални разходи за фонд Ремонт и обновление.
В зависимост от степента на изпълнение, задачата има три различни статуси – те са : НЕЗАПОЧНАТ, ЗАПОЧНАТ и ЗАВЪРШЕН.
За да приключи задача , техникът трябва да натисне бутона Приключи.
Системата генерира напомняне за проверка на данните след което, техникът може да натисне бутона Приключи.
След приключването, картона на задачата ще покаже статус – ЗАВЪРШЕН с което задачата е изпълнена.
Планове
Чести въпроси
Правна част
