Организирайте и проведете Реално Общо Събрание или Виртуално Общо Събиране с инструментите на е-Дом.
е-Дом предлага две патентовани форми за провеждане на Общи събрания — класическото присъствено и новаторското онлайн.
| Форма | Описание |
|---|---|
| Реално ОС® | Присъствено събрание — домоуправителят води процеса на живо. Подходящо за стандартното годишно събрание. |
| Виртуално ОС® | Онлайн събиране 1–7 дни — собствениците участват по удобно за тях време. Алтернатива при невъзможност за присъствено събрание. |
Преди да създадете събрание — изгответе задължителните доклади. Те се генерират само преди обявяването на събранието и не могат да се добавят след това.
От страницата Създай ново ОС изгответе необходимите доклади с бутона Изготви до всеки от тях. Генерираните PDF файлове се свалят локално — качете ги обратно след създаването на събранието.
| Доклад | Задължителен за |
|---|---|
| Доклад на УС на ЕС | Годишно / отчетно-изборно събрание |
| План за ремонти и преустройства | Годишно / отчетно-изборно събрание |
| Отчет за изпълнение на плана за ремонти | Годишно / отчетно-изборно събрание |
| Отчет за изпълнение на бюджета | Годишно / отчетно-изборно събрание |
| Отчет от контролния съвет | При наличие на Контролен съвет |
Докладите могат да се генерират и без да се провежда събрание — функцията е достъпна по всяко време от раздел Общи събрания.
- Изберете Реално ОС® или Виртуално ОС®.
- Въведете тема на събранието (по желание).
- За Реално — задайте място, дата и час. За Виртуално — начална и крайна дата с час.
- Датата не може да е по-малко от 7 дни от момента на създаването — законово изискване (ЗУЕС чл. 13).
- Въведете наименованието на всяка точка от дневния ред.
- Към всяка точка добавете поне едно предложение за гласуване.
- Може да добавяте допълнителни точки и предложения с бутоните Добави нова точка и + Добави ново предложение.
Натиснете оранжевия бутон Създай Общо Събрание и съответни документи. Системата автоматично:
- Вписва събранието в календара на ЕС.
- Изпраща покани до всички собственици по имейл, Viber и SMS.
- Генерира списък за подписи и покана за поставяне на таблото.
Разпечатайте предварително генерирания списък на собствениците за подписи — той трябва да се подпише от присъстващите преди началото на събранието. Системата изпраща напомняния 1 ден и 2 часа преди събранието.
- Маркиране на присъстващи — отбележете обектите на присъстващите собственици. Системата изчислява кворума автоматично. При под 51% — отлагане с 1 час.
- Избор на протоколчик — въведете имената и имейла на протоколчика. Системата изпраща автоматично потребителско име и парола за специален профил.
- Обсъждане на точките — последователно или разбъркано. При кворум над 90% могат да се добавят нови предложения.
- Гласуване — маркирайте обектите ЗА (зелено) и ПРОТИВ (червено). Немаркираните автоматично се отчитат като Въздържали се. Гласовете се фиксират след потвърждение.
- Закриване — натиснете бутона Закриване на събранието. Имате 7 дни за съставяне на протокола.
Протоколчикът влиза в специален профил с получените креденшъли. Въвежда изказванията по точки и предложения след събранието (препоръчително) или на живо. Резултатите от гласуването се отразяват автоматично.
Домоуправителят генерира протокола в PDF или .doc формат. Редактира оформлението и вписва Решенията по точките. Разпечатва, подписва с протоколчика, сканира и качва в документите на събранието. Срок по закон — 7 дни.
Провежда се изцяло онлайн — собствениците участват със смартфон, таблет или компютър от всяка точка на света, в удобно за тях време. Следва смисъла на ЗУЕС.
Виртуалното Общо Събиране протича в два равни последователни етапа:
| Етап | Продължителност | Какво се прави |
|---|---|---|
| Обсъждане | Половината от общото време | Собствениците четат материалите, задават въпроси, правят изказвания |
| Гласуване | Половината от общото време | Всеки собственик гласува ЗА / ПРОТИВ / ВЪЗДЪРЖАЛ СЕ по всяко предложение |
По време на Обсъждане домоуправителят представя точките, отговаря на въпроси, добавя предложения и документи при нужда, и насърчава участието при ниска активност.
По време на Гласуване домоуправителят наблюдава хода — но не гласува, освен ако не е и собственик/пълномощник.
- Системата изчислява кворума автоматично.
- Генерирайте протокола с бутона Състави протокол.doc — редактируем формат.
- Прегледайте предложенията и резултатите — впишете Решенията по точките (системата не може да определи сама кое предложение е прието).
- Организирайте физическо подписване на протокола, качете го и закрийте събранието.
Документите от събранието са достъпни за всички собственици в меню Документи ОСС след закриването му.
Всяко събрание преминава през четири статуса:
| Статус | Описание |
|---|---|
| ПРЕДСТОЯЩО | Събранието е насрочено, поканите са изпратени |
| В ХОД | Събранието е започнато — активно е |
| ПРИКЛЮЧИЛО | Времето е изтекло или е закрито — очаква протокол |
| ЗАКРИТО | Протоколът е качен и събранието е архивирано |
Бутонът Печат на списъка със събранията генерира справка с всички проведени Общи събрания — дата, тип и тема.
Беше ли полезно това упътване?
Пишете ни на support@e-dom.bg — ще се радваме да помогнем.